Dokumenter underleverandørkostnader i prosjektet

På denne siden

En faktura på «konsulentarbeid etter avtale» gir prosjektlederen lite å kontrollere. Før kostnaden tas med, må dere vite hvilken oppgave som er utført, i hvilken periode og hvordan den tilhører prosjektet.

Skriv bestillingen slik at fakturaen kan kontrolleres

Avtal arbeidspakke, leveranse, prisgrunnlag og hvem som godkjenner resultatet. Ved timearbeid trenger dere en spesifikasjon som viser mer enn totalen; ved fastpris trenger dere å vite hvilken leveranse betalingen gjelder.

Eksempel: Samme avtale dekker drift og utvikling

En leverandør fakturerer 50 000 kroner uten merverdiavgift for en måned. Avtalen omfatter både vedlikehold og utviklingsanalyser. Leveransespesifikasjonen viser 30 000 knyttet til analyser i prosjektet og 20 000 knyttet til løpende vedlikehold.

I den interne prosjektoversikten kan 30 000 knyttes til den dokumenterte prosjektleveransen, mens resten skilles ut til drift. Hele fakturabeløpet skal ikke bli prosjektkostnad bare fordi leverandøren også deltar i utviklingen. Hvilken del som kan inngå i støttekravet, vurderes deretter etter prosjektets vilkår.

Hvis spesifikasjonen bare sier «60 prosent prosjekt», be om forklaring på oppgavene og fordelingen. Se faktura delt mellom to støtteprosjekter når flere prosjekter bruker samme leveranse.

Forskudd, milepæl og ferdig leveranse er forskjellige statuser

En innbetaling ved bestilling dokumenterer betaling, men ikke i seg selv utført utviklingsarbeid. Behold betalingsplanen sammen med mottaksbekreftelse eller testprotokoll. Ved delvis levering må den utførte delen kunne beskrives.

Avtal hvordan dere håndterer endret omfang og mislykkede tester. Et forsøk kan være gjennomført selv om resultatet ikke blir som ønsket. En leveranse som aldri ble utført, er en annen situasjon. Prosjektleder må forklare hva som faktisk skjedde.

Leverandør, nærstående eller partner?

Kontroller hvilken rolle virksomheten har i prosjektet. En fakturert tjeneste, kjøp fra et nærstående selskap og en partner som bærer egne kostnader kan ha forskjellige dokumentasjons- og beregningsregler.

For SkatteFUNN beskriver Forskningsrådets veiledning krav til prosjektregnskap og personalkostnader. Les også nærstående transaksjoner.

Det samme arbeidet skal ikke føres både som leverandørfaktura, egne personalkostnader og partnerens kostnad. Koble fakturaen til avtalen og marker hvilken virksomhet som har båret kostnaden.

Følg kreditnotaen tilbake til prosjektet

Når en faktura reduseres etter at rapportgrunnlaget er laget, trenger dere en kobling til originalen. Kontroller at kreditnotaen reduserer riktig prosjekt og arbeidspakke og kommer med i neste avstemming. Behold forklaringen hvis en tidligere rapport påvirkes.

Ved hver månedsavslutning bør prosjektleder og økonomi gå gjennom mottatte fakturaer, utførte leveranser uten faktura og bestillinger som gjenstår. Da blir både kostnad og sluttprognose mer pålitelig.

Når tilbud og faktura dekker mer enn forsøket

Et tilbud har analyser for 80 000 kroner og vanlig systemdrift for 40 000. Del opp de 120 000 i bestillingen og be om spesifikasjon som følger samme deling på fakturaen. Det som er nyttig for virksomheten, er ikke nødvendigvis samme aktivitet som forsøket.

I en annen bestilling gjelder 60 000 kroner to testserier, men bare én er utført når hele beløpet faktureres. Finn om avtalen gir rett til forskudd, om det er en delbetaling eller feil faktura. Ikke marker to tester som gjennomført på grunnlag av fakturabeløpet.

Hvis leverandøren ikke kan levere resten, må prosjektleder vurdere testgrunnlag og ny plan. Avklar økonomisk oppgjør og eventuell endring med støttegiver. Bevar opprinnelig bestilling, utført arbeid og senere retting uten å skrive om historikken.