Del prosjektdokumenter med riktig tilgang
Første kontakt trenger et overordnet bilde. Vent med detaljerte dokumenter til mottaker og arbeidsform er avklart.
Oppdatert
Begynn med hva mottakeren trenger å gjøre
En rådgiver som skal avklare om et prosjekt kan være aktuelt, trenger ikke nødvendigvis et komplett regnskap eller alle tekniske tegninger. Beskriv først oppgaven og avtal hvilket underlag som er nødvendig for den.
Lag en dokumentliste før dere deler. Skill mellom prosjektbeskrivelse, kostnadsgrunnlag, avtaler og tekniske data. Noter formålet med hvert dokument og hvem som trenger tilgang.
Bruk en avklart kanal
Avklar hvem som er faktisk mottaker, hvilken løsning som skal brukes og hvordan tilgang avsluttes. Send ikke passord til offentlige portaler eller regnskapssystemer. Bruk navngitte tilganger og nødvendige roller der løsningen støtter dette.
En konfidensialitetsavtale erstatter ikke tilgangsstyring. Den beskriver et ansvar, mens den tekniske løsningen må sørge for at riktige personer faktisk får riktige dokumenter.
Reduser opplysningene før deling
| Dokument | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Prosjektutkast | Er kunders eller partneres fortrolige opplysninger nødvendige? |
| Kostnadsoversikt | Kan et avgrenset prosjektuttrekk brukes? |
| Timedokumentasjon | Trenger mottakeren navn og alle personalopplysninger? |
| Kundeavtale | Kan relevante bestemmelser og status deles uten hele avtalen? |
| Teknisk test | Er rådata nødvendige, eller er en dokumentert oppsummering nok? |
Ikke fjern informasjon som er nødvendig for kontroll uten å si fra. Målet er et relevant underlag med tydelig avgrensning, ikke en dokumentpakke som skjuler viktige forhold.
Eksempel: budsjettkontroll før søknad
En bedrift ønsker gjennomgang av et prosjektbudsjett. Rådgiveren trenger aktiviteter, mengder, satser og tilbudsgrunnlag. En eksport med alle leverandørbetalinger og ansatte i bedriften er vanligvis et dårlig startpunkt når oppdraget bare gjelder en avgrenset kalkyle.
Avklar først hvilke prosjektdata gjennomgangen bygger på. Hvis et personrelatert spørsmål senere må undersøkes, vurderes dette behovet konkret med riktig rolle og kanal.
Hold styr på versjonene
Dokumenter kan endres mens flere personer arbeider parallelt. Avtal hvor gjeldende versjon ligger, hvem som godkjenner den og hva som er sendt inn. Bruk forståelige filnavn og datoer.
Etter oppdraget bør dere gå gjennom tilganger, avklare hvilke arbeidsdokumenter bedriften skal beholde og hva mottakeren fortsatt trenger å lagre. Eventuelle rettslige oppbevaringsplikter må vurderes særskilt.
Første kontakt med Vese
Fortell hva dere trenger hjelp med. Vi lager dokumentlisten ut fra oppgaven, slik at dere slipper å samle alt før første samtale. Les også slik jobber vi.