Søknadsarbeid i praksis

Begynn der prosjektet står nå

Dere trenger ikke lese alt før dere kan gjøre neste oppgave. Velg fasen som beskriver situasjonen, og arbeid fram et grunnlag som kan brukes av den neste personen: en beslutning, en plan, en beregning eller et kontrollert rapportutkast.

Vi har en idé, men vet ikke om vi bør søke

Avklar hvem som skal gjennomføre arbeidet, hvilket problem det løser og hva som allerede er bestilt eller startet. Et utstyrsinnkjøp, et metodeforsøk og en markedstest kan inngå i samme forretningsidé, men krever ulike vurderinger.

Bruk finansieringssporet til å velge mellom å gå videre, avklare ett spørsmål eller modne prosjektet først. Før dere bestiller skrivehjelp, bør dere kunne forklare hvilket prosjekt dere vil søke for og hva som fortsatt er uavklart.

Vi kjenner oppgaven og trenger en gjennomførbar plan

Begynn med prosjektbeskrivelsen. Gjør den deretter om til arbeidspakker. Teamet skal kunne se hva som må være avklart før neste aktivitet starter.

Legg finansieringsplanen ved siden av planen. Før neste fase bør fagansvarlig kunne bekrefte arbeidet, og økonomiansvarlig forklare hvordan det kan betales. Åpne forutsetninger får en ansvarlig fremfor å forsvinne i teksten.

Vi har et utkast og en frist

Bruk innsendingskontrollen. Kontroller at tekst, budsjett og vedlegg gjelder samme versjon. Et manglende teststed krever en avklaring i prosjektet; et gjentatt bakgrunnsavsnitt kan redigeres direkte.

Hvis viktige forhold ikke kan avklares i tide, må bedriften velge mellom et gjennomførbart endret omfang og en senere søknad. Trenger dere et ekstra blikk på utkastet, kan dere avtale søknadsgjennomgang.

Støttegiver ber om flere opplysninger

Finn spørsmålet og versjonen som faktisk er sendt inn. Avklar om svaret bare dokumenterer en opplysning, eller om det endrer aktivitetene, tallene eller forpliktelsene i prosjektet. Et svar om færre pilotsteder kan kreve at mer enn ett tekstfelt oppdateres.

Bruk svar på oppfølgingsspørsmål til å samle en presis svarpakke. Avtal hvem som bekrefter fakta, hvem som godkjenner endringen og hvem som følger opp kvittering og eventuell ny frist.

Vi har fått vedtak og skal i gang

Les tilsagnsbrevet før teamet fortsetter etter den gamle søknadsplanen. Fordel ansvar for frister, registrering og endringer. Sett deretter opp prosjektregnskapet.

Gjennomføringen trenger både økonomiske registreringer og faglig status. Bruk månedsavslutning med prosjektleder til å oppdage avvik mens valgene fortsatt kan endres.

Vi skal rapportere eller velge en ny retning

Sluttrapporten bygger på det som ble gjort. Hvis planen er endret, avklar prosjektendringen og ta vare på beslutningen før rapporten ferdigstilles.

Har dere fått avslag, bruk avslagsgjennomgangen til å velge neste handling. Et nytt forsøk bør bygge på hva som må endres, fremfor at samme søknad bare får en ny innledning.