Hva koster søknadshjelp?

Hos Vese avtales pris før arbeidet starter

Den første prosjektsamtalen er gratis. Prisen bygger på arbeidet dere trenger. Før betalt arbeid starter, får dere et tilbud med leveranser, omfang og pris.

Et lite oppdrag med kontroll av et nesten ferdig utkast krever noe annet enn prosjektintervjuer, utforming av arbeidspakker, budsjett og en søknad fra grunnen av. Dere skal vite hvilken oppgave dere betaler for.

Tre prismodeller dere kan møte i markedet

I Veses tilbud står leveransen og prisgrunnlaget sammen, slik at dere kan vurdere hva dere får og når dere betaler.

Regn på samme leveranse i flere utfall

Anta at tre tilbud dekker samme omfang av prosjektintervjuer, søknadsutkast, budsjett og to gjennomganger. Regneeksemplet bruker valgte tilbud før eventuell merverdiavgift; Veses pris avtales for deres oppdrag.

C ser rimeligere ut hvis dere bare sammenligner grunnprisene. Ved et tilsagn på én million er det derimot 7 000 kroner dyrere enn A, med forutsetningene over. Ved et mindre tilsagn på 300 000 er C 21 000 kroner rimeligere. For B er det faktisk timebruk som endrer regningen, ikke størrelsen på støtten.

Avklar derfor også hva som skjer ved avbrudd før hele leveransen er gjort, og om støtte fra senere år inngår. Tabellen forutsetter at grunnprisen i C er opptjent for det utførte arbeidet uavhengig av utfallet.

Bedriftens egen tid må med i sammenligningen. Hvis ett tilbud krever at dere leverer ferdig budsjett og et annet inkluderer å utarbeide det, dekker de ikke samme oppgave. Rett leveranselisten før prisene rangeres.

Avklar når resultatdelen blir en regning

«Fire prosent av støtten» er ikke tilstrekkelig. Noter beregningsgrunnlag, hvilken hendelse som utløser honoraret, hvilke prosjektår det gjelder og hvordan endringer skal behandles.

Hvis C i eksemplet fakturerer ved tilsagn, kan 52 000 kroner forfalle før støttepengene er på konto. Avklar også om honoraret skal beregnes på nytt hvis prosjektet senere reduseres eller støtte kreves tilbake. Det følger av rådgiveravtalen; en endring hos støttegiver endrer ikke automatisk en allerede fakturert rådgivertjeneste.

Be om ett skriftlig regneeksempel med fullt tilsagn, ett med redusert tilsagn og ett med avslag. Avklar særskilt eventuell betaling etter at oppdraget er avsluttet eller en annen rådgiver har overtatt.

Hva skjer hvis det ikke blir en søknad?

Prosjektet kan vise seg å være for tidlig, feil innrettet eller uten tilstrekkelig finansiering. Avtalen bør forklare hva som faktureres hvis arbeidet avsluttes på dette tidspunktet, og hvilke arbeidsdokumenter bedriften får beholde.

Et forslag om å stoppe kan være nyttig rådgivning. Det bør være mulig å ta en slik beslutning uten å starte hele søknadsløpet først.

Kan honoraret inngå i støttegrunnlaget?

Avtal hva bedriften skal betale, og vurder mulig offentlig dekning separat. Søknadsarbeid og faktisk FoU-leveranse er forskjellige oppgaver, selv om samme leverandør gjør begge.

I SkatteFUNN inngår ikke kostnader til søknad om prosjektgodkjenning eller revisorattestasjon i fradragsgrunnlaget. Det står i Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning. Et søknadshonorar blir ikke FoU-kostnad fordi det beregnes som prosent av fradraget. Kjøpt forsknings- og utviklingsarbeid må vurderes særskilt etter hva som faktisk leveres og kostnadsreglene.

PES er et annet løp: prosjektetableringsstøtte kan blant annet omfatte kjøpte tjenester til å utarbeide en konkret Horisont Europa- eller EDF-søknad. PES-utlysningen knytter støtten til prosjektform, rolle og utbetalingsvilkår. Det er en fast støtte, ikke automatisk refusjon av rådgiverfakturaen. Les PES-guiden før bestilling.

Be derfor om at tilbudet skiller søknadsarbeid, eventuell FoU-leveranse og senere oppfølging. Noter hvilken regel dere bygger en forventet dekning på, og hvem som kontrollerer den. Betalingsplanen må tåle at støtten uteblir eller kommer senere enn rådgiverens faktura. Andre ordninger må vurderes etter sine egne vilkår.

Be om dette i et skriftlig tilbud

• En konkret liste over dokumenter og oppgaver.
• Bedriftens forventede innsats og beslutningsansvar.
• Prisgrunnlag, eventuell merverdiavgift, betalingstidspunkt og endringer.
• Håndtering av avbrudd, avslag og forsinket underlag.
• Tilgang til arbeidsgrunnlag og avgrensning av oppfølging etter vedtak.

Se hvordan dere velger rådgiver eller avklar et mulig oppdrag med Vese.

Be om tilbud på oppgaven som stopper dere

Dere trenger ikke bestille et helt søknadsløp hvis dere bare mangler en kontroll av budsjettet. Beskriv hva som finnes av utkast, hvem som kan bidra internt og fristen dere arbeider mot. Et forslag kan da deles i en første leveranse og oppfølging etterpå.

Ved systemarbeid bør tilbudet vise både oppsett, prøving og overlevering. Ved månedlig prosjektoppfølging bør det vise hvilke perioder og kontroller som inngår. Da kan dere sammenligne kostnaden ved å komme i gang med kostnaden ved å bruke løsningen over tid.