Budsjett for EU-prosjekt
Bygg en bro fra partnernes faktiske ressursbehov til EU-budsjett, egenfinansiering og betalingsflyt.
Et EU-budsjett må vise både hva prosjektet krever og hvordan hver partner skal finansiere arbeidet. Et samlet tilskuddsbeløp sier lite om når en liten bedrift kan betale lønn og leverandører.
Begynn med den konkrete utlysningen og avtalemodellen i Funding & Tenders Portal. Avklar om prosjektet finansieres etter faktiske kostnader eller eksempelvis lump sum. SkatteFUNNs timesats eller en annen partners gamle modell skal ikke brukes automatisk.
Lag tre sammenhengende oversikter
| Oversikt | Spørsmålet den svarer på |
|---|---|
| Ressursplan | Hvilke personer, innkjøp og testressurser trenger hver arbeidspakke? |
| Søknadsbudsjett | Hvordan plasseres ressursene i programmets kostnads- og finansieringsmodell? |
| Likviditetsplan | Når betaler partneren, og når kan penger mottas? |
Gi hver kostnad en partner, arbeidspakke, periode og beregningsforklaring. Da kan en endret testserie følges fra fagplan til kostnad og kapitalbehov. Koordinatorens totalsum bør kunne avstemmes mot partnernes godkjente underlag.
Eksempel: samme budsjett, forskjellig betalingsbehov
To konstruerte partnere har hver 200 000 euro i internt ressursbudsjett. A bruker hovedsakelig egne ansatte gjennom to år. B må betale et spesialverktøy tidlig i prosjektet. Selv om tilskuddsandelene skulle være like, har B en annen likviditetsrisiko.
La B vise månedene for bestilling, forfall og forventede prosjektbetalinger. Lag også et scenario der betalingen kommer senere enn planlagt. Ikke behandle hele avtalt støtte som penger tilgjengelig ved oppstart.
Faktiske kostnader og lump sum krever ulike kontroller
Ved en modell med faktiske kostnader må registrering og avstemming følge avtalens kostnadsregler. Ved lump sum må dere forstå vilkårene for arbeidspakker og godkjenning av arbeidet. Modellen fjerner ikke behovet for en realistisk intern ressursplan.
Kontroller særlig:
- valuta og hvilken kursforutsetning internplanen bygger på
- kapasitet når samme medarbeider inngår i flere prosjektforslag
- hvem som dekker kostnaden hvis en oppgave blir dyrere
- hvilken dokumentasjon koordinatoren trenger fra partnerne
- annen finansiering til de samme aktivitetene
La hver partner godkjenne eget budsjett før helheten låses. Bruk koordinator eller partner og kontantstrøm i gjennomgangen.