Prosjektregnskap før sluttrapport: kontroller kostnadene underveis

Det er tungt å rekonstruere prosjektkostnader når arbeidet allerede er ferdig. En bedre rutine er å kontrollere grunnlaget mens prosjektleder fortsatt husker leveransen, og mens timene kan forklares av dem som førte dem. Sluttrapporten bør bygge på et ferdig kontrollspor, ikke på leting i gamle innbokser.

Start i tilsagnsbrevet og vilkårene for den konkrete ordningen. Hva som kan inngå, hvilken dokumentasjon som kreves og hvem som skal bekrefte den, kan være forskjellig. Innovasjon Norge beskriver blant annet egne kontrollhandlinger. Reglene og tilbudsvilkårene kan endres; bruk den versjonen som gjelder prosjektet ditt.

Gi hver kostnad en plass i prosjektet

Bruk prosjekt og aktivitet som forklaring, ikke bare som et nummer på bilaget. Den som godkjenner fakturaen bør kunne si hva som ble levert, når det ble levert, og hvorfor det hører til prosjektet.

Regnskapsføring på et prosjektnummer er ikke alene bevis på at kostnaden er støtteberettiget. Hold oversikten over bokførte kostnader og vurderingen mot vilkårene atskilt, men sporbar.

Et tenkt eksempel: én faktura gjelder to aktiviteter

Leverandøren har arbeidet både med utvikling og ordinær drift. Be om en beskrivelse som gjør fordelingen forståelig. Noter hvilket underlag fordelingen bygger på, og hvem som har godkjent den. Ikke fordel kostnaden etter hvor mye plass som er igjen i budsjettet.

Gjør samme vurdering for interne timer. Beskriv hva som ble gjort, knytt det til aktiviteten, og bruk ordningens aktuelle krav til beregning og dokumentasjon. Unngå å fylle inn et helt halvår etter hukommelsen ved rapportfristen.

Ha en egen liste over avklaringer

Samle spørsmål om endret fremdrift, kostnadstyper eller leverandører i en avvikslogg. Noter hva dere har spurt om, hvem som har svart, og hvor svaret ligger. Muntlige antakelser er et svakt grunnlag når prosjektet skal forklares senere.

Kontroller jevnlig budsjett mot faktisk forbruk. Hvis en aktivitet koster mer enn planlagt, trenger prosjektleder både beløpet og forklaringen tidlig nok til å vurdere neste steg.

Fra løpende regnskap til rapportgrunnlag

ReAI kan være aktuelt for bilag og regnskapsoppfølging, mens Aiak kan hjelpe med arbeidsdelingen rundt avstemming og dokumentasjon. Vese kan hjelpe med å strukturere prosjektets rapporteringsarbeid. Ingen av disse rollene innebærer at en kostnad automatisk godkjennes av tilskuddsgiveren; den vurderingen følger prosjektets vilkår.

Fortsett med neste oppgave

Les også avstemming av prosjektregnskap.

Du kan også lese om arbeidet med prosjektregnskap.