Avstemming av prosjektregnskap
Prosjektrapporten, regnskapet og tilskuddsgrunnlaget kan vise ulike beløp. Forskjellene skal kunne forklares, ikke skjules.
Oppdatert
Avstemming av prosjektregnskap skal vise hvor tallene kommer fra, hvilke korreksjoner som er gjort, og hvorfor rapporteringsgrunnlaget eventuelt avviker fra regnskapet. Et prosjektmerke på et bilag er ikke i seg selv bevis på at kostnaden kan tas med i en støtteordning.
Tre oversikter med ulike formål
| Oversikt | Hva den viser | Hva du kontrollerer |
|---|---|---|
| Hovedbok og prosjektrapport | Kostnader som er bokført på prosjektet | Konto, periode, prosjektnummer og bilagsreferanse |
| Underlag | Fakturaer, avtaler, timer og andre vedlegg | At kostnaden gjelder den dokumenterte aktiviteten |
| Rapporteringsgrunnlag | Kostnader vurdert mot ordningen og vedtaket | Hva som kan inngå, hva som holdes utenfor, og hvorfor |
Begynn med samme periode og samme prosjektavgrensning i alle oversiktene. Lagre datoen for uttrekket, slik at en senere korrigering ikke gjør det umulig å gjenskape avstemmingen.
Eksempel: 146 000 kroner blir ikke automatisk rapporteringsgrunnlaget
Et prosjektuttrekk viser 146 000 kroner. Gjennomgangen avdekker en driftskostnad på 6 000 kroner som er merket med feil prosjekt. I tillegg mangler dokumentasjon for en leverandørkostnad på 5 000 kroner.
| Kontroll | Kroner |
|---|---|
| Opprinnelig prosjektuttrekk | 146 000 |
| Kostnad som skal flyttes til riktig prosjekt eller drift | −6 000 |
| Foreløpig holdt utenfor mens dokumentasjon avklares | −5 000 |
| Foreløpig kontrollsum | 135 000 |
Når prosjektføringen er korrigert, viser regnskapet 140 000 kroner på prosjektet. Forskjellen til kontrollsummen er da den åpne dokumentasjonssaken på 5 000 kroner. Ikke slett en reell kostnad fra regnskapet fordi den foreløpig ikke kan tas med i rapporteringsgrunnlaget.
Beregn personalkostnader og utstyr etter ordningens kostnadsmodell før kontrollsummen brukes i rapporteringen.
Kontroller timer separat
Koble timene til person, dato og aktivitet eller arbeidspakke. Se etter overlapp, feil prosjekt og manglende godkjenning. En samlet timesum uten forklaring på arbeidet er vanskelig å kontrollere i ettertid.
For SkatteFUNN krever Forskningsrådet blant annet timelister og kvartalsvis signering fra både den som utfører FoU-arbeidet og prosjektansvarlig. Kravgrunnlaget skal bygge på prosjektkostnader som oppfyller ordningens vilkår, og krever revisorattestasjon. Se Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning. Dette skal ikke uten videre brukes som regelverk for andre støtteordninger.
En fast månedsrutine
- Hent hovedbok og prosjektrapport for samme periode.
- Kontroller nye bilag og timer mot riktig aktivitet.
- Skill regnskapsfeil fra kostnader som ikke kan inngå i støttegrunnlaget.
- Før åpne spørsmål med beløp, ansvarlig og frist.
- Lagre korrigeringer og en forklaring på forskjellen mellom oversiktene.
Prosjektregnskap i ReAI kan gi et samlet utgangspunkt for tall og bilag. Systemet avgjør ikke om kostnaden er støtteberettiget. Regnskapsoppsett, faglig kontroll og eventuell revisorattestasjon må ha tydelige ansvarlige.
Når avstemmingen ikke går opp
Start med de konkrete postene, ikke med å endre totalsummen. Bruk bilag i prosjektregnskap og avviksforklaring for videre gjennomgang.
Trenger dere hjelp til å avstemme prosjektregnskapet, kan dere få hjelp av Vese.
Når leverandøren krediterer etter rapportuttrekket
Anta at en leverandørkostnad på 20 000 kroner inngår i uttrekket, men en senere kreditnota reduserer den med 4 000. Bevar begge dokumentene og knytt dem til samme aktivitet. Et nytt uttrekk kan vise 16 000, mens den tidligere lagrede rapporten fortsatt viser 20 000.
Avstemmingen bør forklare datoene og hva som er korrigert. Undersøk om allerede innsendt rapportering berøres, og følg den aktuelle ordningens prosess. Ikke fjern den tidligere rapportkopien for å få historikken til å se entydig ut; den kan forklare hvorfor en korreksjon er nødvendig.
Når samme leveranse gjelder mer enn én aktivitet, se fordeling av leverandørfaktura mellom to støtteprosjekter.
Avstem per aktivitet før dere summerer prosjektet
En samlet kostnadssum kan skjule at et bilag er plassert i feil aktivitet eller periode. Start derfor med arbeidspakke, underlag og begrunnelse, og summer når koblingene er kontrollert.
Et delt leverandøroppdrag bør ha en forståelig fordeling mellom prosjektet og annen drift. Noter grunnlaget for fordelingen og hvem som har vurdert den. Det er svakere å bruke en prosent som bare fyller opp en ledig budsjettpost.
Hold åpne spørsmål synlige frem til de er avklart mot prosjektets vilkår. Bokført kostnad og godkjent støttegrunnlag er ikke nødvendigvis samme størrelse.
Se den konkrete gjennomgangen: prosjektregnskap før sluttrapport: kontroller kostnadene underveis.