Prosjektregnskap

Hva trenger dere kontroll på nå?

Et brukbart prosjektregnskap skal gi teamet to svar: hvilke kostnader som hører til prosjektet, og hvor underlaget bak tallene finnes. Start med registreringen og arbeidsdelingen. Velg deretter system og rapportformat som kan støtte rutinen.

Vi skal starte og trenger et oppsett

Bruk slik fører dere prosjektregnskap til å koble prosjekt, arbeidspakke, timer og innkjøp. Avklar med prosjektleder og økonomi hvilke koder de skal bruke, hvem som godkjenner fordelinger og hvor dokumentene lagres.

Prøv oppsettet med en faktisk time og en faktura før hele teamet tar det i bruk. En person som ikke laget oppsettet, bør kunne finne riktig aktivitet og forklare rapportlinjen. Ved behov kan Vese hjelpe med oppsett og rutiner.

For et godkjent SkatteFUNN-prosjekt er den ordningsspesifikke regnskapsguiden riktig neste stopp. Bruk prosjektets egne krav når rutinen fastsettes.

Vi har tallene, men er usikre på om rapporten stemmer

Følg kontrollsporet fra timer til rapport og avstemmingen. Velg én rapportlinje og finn timene, bilagene og fordelingen den bygger på. En riktig totalsum er ikke nok hvis feil poster har utlignet hverandre.

Samle avvikene med ansvarlig og nødvendig underlag. Prosjektleder må forklare hva arbeidet gjelder; økonomi må kunne vise behandlingen av kostnaden. Teknisk feil i eksporten og manglende dokumentasjon trenger forskjellige rettinger.

Vi vil følge prosjektet underveis

Bruk månedsavslutning med prosjektleder til å samle framdrift, kommende fakturaer og oppgaver som har endret seg. Bli enige om hva som skal være klart før gjennomgangen, og hvem som lukker spørsmålene etterpå.

Et prosjekt som ligger under budsjett kan være forsinket. Derfor må oversikten vise både kostnader og hva som gjenstår for å bli ferdig. Prosjektkostnader før sluttrapport forklarer hvordan den løpende rutinen blir grunnlag for avslutningen.

Vi mangler historikk eller skal bytte arbeidsflyt

Finn først ut hvilke perioder og dokumenter dere faktisk har. Bevar originalene, avstem et startpunkt og skill manglende dokumentasjon fra registreringer som bare ligger i feil system. Ikke automatiser en uavklart fordeling og forvent at den blir riktigere ved neste kjøring.

Ved system- eller leverandørbytte brukes planen for dataoverlevering. Skal regnskapsføreren også byttes, se overlevering under prosjektet.

Dere kan beholde dagens systemer og likevel forbedre rutinen. Systemoppsett og integrasjoner er aktuelt når dere trenger hjelp til å prøve og samle dataflyten. Skal rapporten snart leveres, start med rapportering og kontroll.