SkatteFUNN-timelister: daglige opplysninger og signering
Før timene løpende, knytt dem til godkjent arbeid og sørg for at både medarbeider og prosjektansvarlig signerer.
Oppdatert
På denne siden
Offisielle krav og anbefalt arbeidsrutine
Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning beskriver dokumentasjonskravene. Kravet om begge signaturer minst hvert kvartal er absolutt. En aktivitetsbeskrivelse som forklarer sammenhengen med prosjektet, er i tillegg en nyttig praktisk kontroll.
Bruk arbeidspakkene i den godkjente prosjektbeskrivelsen som utgangspunkt. Ikke gi nytt navn til en arbeidspakke hver gang teamet endrer intern organisering. Hvis arbeidet endrer innhold, må dere vurdere selve prosjektendringen, ikke bare timekodene.
Et konkret eksempel på føring
Arbeidsnotatene under knytter timer til arbeidspakke og aktivitet. En fullstendig timeliste trenger også person- og prosjektinformasjon og begge signaturene.
| Dato | Medarbeider | Arbeidspakke | Timer | Forklaring av aktivitet |
|---|---|---|---|---|
| 12.10.2026 | Eksempelperson | AP2 – robusthet | 3,5 | Sammenlignet modell A og B på testsett med manglende målinger |
| 12.10.2026 | Eksempelperson | AP3 – validering | 2,0 | Analyserte feilvarsler fra pilotforsøk og dokumenterte avvik |
| 13.10.2026 | Eksempelperson | AP2 – robusthet | 4,0 | Gjentok forsøket med endret filtrering og lagret resultatene |
«Utvikling 8 timer» gjør det vanskeligere å forstå hvilket delmål dagen gjaldt. Samtidig trenger timelisten ikke inneholde forretningshemmeligheter eller hele forsøksrapporten. En kort beskrivelse og en gjenfinnbar kobling til arbeidsunderlaget er ofte mer nyttig.
En rutine som tåler fravær og prosjektbytte
Veses anbefaling er at medarbeideren registrerer mens arbeidet er ferskt, og at prosjektleder undersøker avvik jevnlig. Kvartalssigneringen skal ikke være første gang noen ser listen.
- Velg et system som lagrer person, dato, timer og arbeidspakke.
- Avtal hvem som følger opp manglende registreringer.
- Kontroller overlapp mot andre prosjekter, fravær og ordinære oppgaver.
- La begge signere innen en fast intern dato for kvartalet.
- Oppbevar den signerte versjonen og en synlig historikk ved rettelser.
Elektronisk føring er ikke automatisk tilstrekkelig. Undersøk hva systemet faktisk lagrer om signatur, tidspunkt og endringer. En månedsrapport med bare summer per person gir ikke samme informasjon som daglige linjer.
Hvilken tid bør skilles ut?
Arbeid med salg, vanlig drift eller aktiviteter utenfor godkjent prosjekt må ikke gli inn fordi medarbeideren vanligvis jobber med FoU. Del dagen når den inneholder flere oppgaver. En utvikler kan bruke tre timer på et godkjent forsøk og resten på kundestøtte; stillingstittelen gjør ikke alle timene til prosjekttimer.
Det samme gjelder møter. Forklar hvilket delmål møtet gjaldt og hva slags arbeid som ble gjort. Et internt statusmøte om hele selskapet har en annen sammenheng enn analyse av et konkret forsøksavvik.
Når timer mangler eller må rettes
Ikke gjør planlagte timer om til faktiske timer ved å fordele et kvartalsbudsjett bakover. Undersøk hva som kan dokumenteres, behold årsaken til rettelsen og avklar usikre poster med revisor før de tas med. En ny signatur gjør ikke et udokumentert anslag til dokumentert FoU-arbeid.
Timegrunnlaget skal videre til en egen kostnadsberegning. Bruk guiden til SkatteFUNN-timesats fremfor å bruke kundens fakturapris eller intern salgspris.
En første vurdering hos Vese kan avklare hvilket arbeid dere trenger hjelp til. Ikke legg ved personallister eller lønnsdokumenter i det åpne skjemaet.