Prosjektregnskap for SkatteFUNN
Prosjektregnskapet skal koble faktiske kostnader og timer til det godkjente FoU-prosjektet.
Et prosjektregnskap for SkatteFUNN skal vise de faktiske kostnadene i det godkjente FoU-prosjektet og gjøre dem mulig å kontrollere mot aktiviteter, timer og bilag. Et godkjent søknadsbudsjett er en plan; skattefradraget bygger på dokumenterte prosjektkostnader innenfor gjeldende regler.
Forskningsrådets veiledning om prosjektregnskap opplyser per 28. august 2026 at fradraget er 19 prosent, med en øvre kostnadsramme på 25 millioner kroner. Kontroller tallene på nytt for det aktuelle inntektsåret.
Hva bør prosjektregnskapet kunne vise?
| Kontrollspor | Dokumentasjon |
|---|---|
| Prosjekt | Godkjenningsbrev, prosjektnummer og prosjektperiode |
| Aktivitet | Arbeidspakke, mål og beskrivelse av utført FoU-arbeid |
| Personalkostnad | Ansatt, timesats, timer og signerte timelister |
| Innkjøpt FoU | Avtale, leverandør, leveranse, faktura og betaling |
| Andre kostnader | Bilag, formål og kobling til prosjektaktiviteten |
| Avstemming | Forskjell mellom hovedbok, prosjektuttrekk og fradragsgrunnlag |
Regnskapssystemet bør ha et tydelig prosjektnummer eller en dimensjon som følger samme avgrensning som godkjenningen. Ikke bruk prosjektmerking som eneste kontroll; hver kostnad må også vurderes mot vilkårene.
Timelister må forklare arbeidet
Timelistene bør vise person, dato, antall timer, prosjekt og aktivitet eller arbeidspakke. Forskningsrådets veiledning beskriver krav til løpende føring og signering. En samlet månedsføring uten beskrivelse gir et svakere kontrollspor enn registrering nær tidspunktet arbeidet utføres.
Kontroller timer mot:
- avtalt arbeidstid og fravær
- andre interne og eksterne prosjekter
- godkjent prosjektperiode
- beskrivelsen av FoU-aktiviteten
- beregnet SkatteFUNN-timesats
Månedlig avstemming
En fast rutine reduserer arbeidet ved årsoppgjøret:
- Hent hovedbok og prosjektrapport for samme periode.
- Kontroller nye bilag og timer mot riktig aktivitet.
- Skill bokførte prosjektkostnader fra foreløpig fradragsgrunnlag.
- Før åpne avvik med beløp, eier og frist.
- Rett feil i regnskapet uten å overskrive kontrollhistorikken.
- Oppdater prognosen uten å blande den med faktiske kostnader.
Les avstemming av prosjektregnskap for et eksempel der hovedbok og rapporteringsgrunnlag viser ulike beløp.
Eksempel på kontrollspor
En utvikler fører 12 timer på en arbeidspakke for testing av en teknisk usikkerhet. Et godt kontrollspor knytter timene til dato, aktivitet, kort arbeidsbeskrivelse, godkjent timesats og periodisk signering. Resultatet eller avviket lagres i prosjektets faglige dokumentasjon.
Hvis timene i stedet er ført som «generell utvikling», er det vanskeligere å vise at arbeidet gjelder den godkjente FoU-utfordringen. Prosjektregnskap og faglig dokumentasjon må derfor peke på hverandre.
Revisorbekreftelse
SkatteFUNN-fradraget krever revisorbekreftelse etter gjeldende regler. Revisorens kontroll erstatter ikke bedriftens løpende rutine. Avklar tidlig hvilket underlag revisor trenger, hvordan nærstående leverandører håndteres, og hvem som lukker avvik før skattemeldingen leveres.
Bedriften bør oppbevare:
- prosjektgodkjenning og eventuelle endringer
- spesifikasjon av kostnadene i fradragsgrunnlaget
- timelister og lønnsgrunnlag
- avtaler, fakturaer og betalingsdokumentasjon
- avstemminger og korrigeringslogg
- underlag for annen offentlig støtte til de samme kostnadene
- revisorbekreftelse og innsendt rapportering
Vanlige feil
- budsjetterte kostnader blir brukt som om de var faktiske
- timer mangler aktivitet, dato eller signering
- ordinær drift føres på FoU-prosjektet
- kostnader utenfor godkjent periode tas med
- nærstående leverandører behandles som uavhengige
- annen offentlig støtte til samme kostnad er ikke kontrollert
- prosjektregnskapet avstemmes først etter årsslutt
ReAI som økonomisk grunnlag
Prosjektregnskap i ReAI kan samle prosjektdimensjon, bilag og økonomiske uttrekk. Verktøyet avgjør ikke om en aktivitet eller kostnad er godkjent i SkatteFUNN; faglig vurdering, avstemming og revisorbekreftelse må fortsatt ha tydelige eiere.
Kilde og avgrensning
Guiden er kontrollert 28. august 2026 mot Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning og SkatteFUNN-reglene . Den erstatter ikke skatte- eller revisjonsrådgivning. Kontroller alltid reglene for det aktuelle inntektsåret.
Vil dere kartlegge dokumentasjonsbehovet før årsoppgjøret, kan dere starte en gratis tilskuddsvurdering uten å sende regnskapsfiler i første kontakt.