Bytte leverandør i et tilskuddsprosjekt: avklar før du bestiller
Sammenhold aktivitet, kostnad, finansiering og tilsagn når prosjektet trenger en annen leverandør. Med en oversikt til dialogen med tilskuddsgiver.
Oppdatert
Leverandøren som var med i prosjektbudsjettet kan ikke levere som planlagt. En annen kan gjøre jobben raskere, men med en annen løsning og pris. Det kan se ut som en vanlig innkjøpsbeslutning, selv om endringen også påvirker aktiviteten tilskuddet ble gitt til.
Start derfor med tilsagnet og prosjektbeskrivelsen før ny bestilling. Innovasjon Norge beskriver tilbudsbrevet som en bindende avtale som angir vilkårene for finansieringen. Andre tilskuddsgivere og ordninger kan ha andre vilkår. En intern budsjettendring er ikke i seg selv en godkjenning fra tilskuddsgiver.
Skill leverandørnavn fra faktisk aktivitet
Undersøk om byttet bare gjelder hvem som utfører en uendret oppgave, eller om leveranse, omfang og tidspunkt også endres. Beskriv forskjellen med konkrete aktiviteter og dokumenter, ikke bare et nytt totalbeløp.
| Del | Før og etter byttet |
|---|---|
| Aktivitet | Hva skal gjennomføres, og er formålet uendret? |
| Leveranse | Hvilket resultat eller underlag skal leveres? |
| Kostnad | Hva øker eller reduseres, og hvorfor? |
| Tid | Flyttes milepæler eller prosjektavslutning? |
| Finansiering | Hvem dekker eventuell merkostnad? |
Noter også hvilke forpliktelser bedriften allerede har overfor opprinnelig leverandør. En ny bestilling kan ellers komme i tillegg til kostnader som ikke forsvinner når planen endres.
Avklar vilkårene før du forplikter bedriften
Finn relevante endringsbestemmelser og kontakt tilskuddsgiver når det er nødvendig eller uklart. Spør konkret hva som må avklares og hvilket underlag som kreves. Ta vare på skriftlig svar sammen med prosjektets øvrige dokumentasjon.
Ikke anta at en billigere leverandør alltid er uten betydning for støtten, eller at en dyrere løsning automatisk gir mer tilskudd. Vurderingen må knyttes til den aktuelle ordningen, godkjente aktiviteter og finansieringsvilkår. Bruk guiden om budsjettendring etter tilsagn som arbeidsliste.
Oppdater prosjektet etter avklaringen
Når veien videre er avklart, oppdater budsjett, aktivitetsplan, avtaler og dokumentliste samlet. Regnskapsgrunnlaget må kunne forklare hvilke kostnader som gjelder det godkjente prosjektet. Behold tidligere versjoner, slik at endringen kan etterprøves ved rapportering.
Bruk Innovasjon Norges veiledning om utbetaling og rapportering sammen med tilbudsbrevet. Trenger dere hjelp til endringsnotatet, beskriv ordning, gammel leveranse og foreslått erstatning i en første vurdering hos Vese.