Send oss aktivitetsplanen og budsjettutkastet, så går vi gjennom tallene sammen med prosjektleder og økonomiansvarlig. Dere får et bearbeidet budsjett med beregninger og konkrete punkter som må rettes eller besluttes.
Vi kontrollerer mer enn totalsummen
| Del av budsjettet | Hva vi undersøker |
|---|---|
| Personer og timer | Om aktivitetene er bemannet og kapasiteten finnes |
| Innkjøp | Om tilbudet dekker leveransen i prosjektplanen |
| Periode og mengde | Om kostnaden gjelder riktig tidsrom og omfang |
| Fordelinger | Om drift, andre prosjekter eller samme arbeid er med flere ganger |
| Finansiering | Hva som er tilgjengelig, omsøkt eller avhengig av nye beslutninger |
| Betalingsplan | Når prosjektet trenger penger før innbetalingene kommer |
Eksempel: Ett leverandørtilbud ført to steder
Et tilbud på 200 000 kroner inngår både i arbeidspakken «utvikling» og i en generell konsulentpost. Prosjektet trenger ikke 400 000 til samme arbeid. Før totalen endres, kontrollerer vi hvilke oppgaver tilbudet dekker og om noe faktisk mangler.
Et annet prosjekt kan ha riktig regning, men for lite kapasitet: 80 utviklingstimer er lagt på en person som samtidig er solgt inn med 100 timer i kundeoppdrag. Da må planen endres. Les personalkostnader og kapasitet.
Dere får arbeidsfilen og forklaringene
Gjennomgangen samler forutsetninger, beregninger og spørsmål til riktig person. Pris, mengde og periode vises på kostnadslinjene, slik at dere kan oppdatere budsjettet når et tilbud eller en testplan endres.
Vi skiller intern prosjektøkonomi fra beregningen som brukes i en bestemt støtteordning. Et utstyrskjøp kan for eksempel kreve en annen beregning enn innkjøpsprisen når bruk i prosjektperioden skal dokumenteres. Denne forskjellen må være synlig i filen.
Når er gjennomgangen mest nyttig?
Ta den før søknaden sendes, før større leverandørbestillinger eller når omfanget endres. Har dere fått et dyrere testtilbud, oppdaterer vi også gjenstående arbeid og finansieringsbehov. Se kostnadsoverskridelse i tilskuddsprosjekt.
Trenger dere en månedlig betalingsplan i tillegg, kan vi lage finansieringsplanen med samme tallgrunnlag. Ta kontakt om budsjettet dere vil få kontrollert.