Prosjektnummer i regnskapet
Gi hvert støtteprosjekt en stabil identitet og koble nummeret til vedtak, arbeidspakker og kildesystemer. Prøv uttrekket med en faktisk time og faktura.
Prosjektnummeret identifiserer prosjektet; det godkjenner ikke kostnaden. Samme nummer bør kunne brukes eller entydig oversettes mellom timeføring, regnskap og rapportgrunnlag.
Eksempel på entydig kobling
Timeføringen bruker SF-12, regnskapet 1042 og dokumentmappen et saksnummer. Lag én koblingstabell som viser at de gjelder samme prosjekt. Noter gyldighetsperiode og ansvarlig. Ikke gjenbruk 1042 til et nytt prosjekt når det gamle er avsluttet.
Før oppstart prøves en time, et leverandørbilag, en delt kostnad og en kreditnota. Kontroller at hver post kommer med én gang og i riktig periode. Arbeidspakken kan trenge en egen referanse.
SkatteFUNNs dokumentasjonsveiledning er relevant ved den ordningen. Bruk en kodetabell som passer timeføringen, regnskapet og rapportuttrekket dere faktisk bruker.
Les kontrollspor.
Konto, kostnadssted og arbeidspakke
Regnskapskontoen beskriver kostnadstype. Kostnadsstedet kan beskrive anlegg eller avdeling. Prosjektnummeret følger prosjektet på tvers av disse; arbeidspakken kan være en ytterligere dimensjon.
| Registrering | Hva uttrekket skal kunne vise |
|---|---|
| Reisekonto, prosjekt A | Reise som gjelder aktivitet i A |
| Samme reisekonto, prosjekt B | Separat aktivitet og grunnlag i B |
| Prosjekt A, anlegg øst og vest | Hele prosjektet uten å miste stedsfordelingen |
Hvis en faktura gjelder prosjekt A fullt ut, men fordeles 60 prosent øst og 40 prosent vest, skal prosjektuttrekket vise hele beløpet én gang. Stedsrapporten skal samtidig bevare 60/40-fordelingen. Opprettes prosjekt A som et tredje kostnadssted, kan denne sammenhengen bli borte.
Bevar en kodetabell med betydning, gyldig periode og eier. Ved systembytte prøves faktura, timer, delt post og kreditnota på nytt. En konto kalt «prosjektkostnad» gir ingen automatisk støtteberettigelse; rapportens avgrensning må fortsatt dokumenteres.