En rapporteringsfrist blir krevende når prosjektstatus, timer og regnskap ligger hos forskjellige personer. Vi hjelper dere med å få oversikten, lukke mangler og samle et utkast før innsending.
Hvilken rapport skal leveres?
Vi begynner med vedtaket, senere endringer og skjemaet dere skal bruke. Framdriftsrapport, kostnadsrapport og sluttrapport trenger forskjellige underlag. En utbetalingsanmodning kan dessuten ha egne vilkår og frister.
| Underlag | Hva som avklares |
|---|---|
| Tilsagn og endringer | Prosjektperiode, aktiviteter, frister og kostnadskrav |
| Prosjektstatus | Gjennomførte aktiviteter, oppnådde resultater og forsinkelser |
| Kostnader | Timer, beregninger, bilag og avstemming mot regnskapet |
| Avvik | Årsak, konsekvens, ansvarlig og eventuell dialog med støttegiver |
| Godkjenning | Hvem som kontrollerer fakta, signerer og sender inn |
For Innovasjon Norge knytter tilbudsbrevet kostnadene til bestemte aktiviteter og en prosjektperiode. En periodeendring må tas opp med Innovasjon Norge. Se den offisielle veiledningen om utbetaling og rapportering.
Eksempel: Samme totalsum, endret innhold
Et prosjekt har brukt mindre på en ekstern test og mer på interne timer. Totalsummen er nesten lik budsjettet. Likevel må teamet kontrollere om samme aktivitet faktisk er gjennomført, om timer og innkjøp følger riktig kostnadsmodell og om endringen krever avklaring.
Vi skiller forklaringen av framdriften fra beregningen av kostnadene. En utsatt test får både en faglig konsekvens og en ny dato. Manglende timer settes på avvikslisten framfor å fylles inn ut fra budsjettet. Se sluttrapporten.
Et engangsoppdrag eller løpende hjelp
Har fristen kommet nær, kan vi gjøre en målrettet gjennomgang av grunnlaget: hva finnes, hva mangler og hva må avklares først? Dere får et rapportutkast og en prioritert avviksliste.
For løpende oppfølging avtaler vi hvilke måneder eller milepæler som inngår. Da blir avstemming, fristoversikt og dokumentinnsamling faste oppgaver mens prosjektet pågår. Les om oppsett av prosjektregnskap.
Godkjenning og overlevering
Bedriften godkjenner prosjektopplysningene og sender den formelle rapporten. Revisor får et avstemt grunnlag til eventuell attestasjon. Ved avslutning samles levert rapport, kvittering, beregninger og åpne forhold slik at neste person kan finne igjen saken.