Kontrollspor fra timer og bilag til prosjektrapport
En prosjektkode er ikke nok. Rapporten må kunne forklares tilbake til registreringene, beregningene og avvikene.
På denne siden
Et kontrollspor skal kunne følges begge veier: fra rapportens sum tilbake til underlaget og fra en registrert time eller faktura frem til rapporten. Det gjør det mulig å finne dobbeltelling, feil periode og manglende fordeling før rapportering.
Eksempel: én arbeidspakke i en avsluttet måned
Bedriften har budsjettert med 100 timer à 600 kroner og en ekstern test til 40 000 kroner. De 600 kronene er en valgt intern kalkylesats, ikke en offisiell sats. Eksemplet forutsetter at alle beløp er sammenlignbare uten merverdiavgift.
| Post | Budsjett | Registrert grunnlag | Intern beregning |
|---|---|---|---|
| Egen innsats | 100 × 600 = 60 000 kr | 90 timer på riktig prosjekt og arbeidspakke | 54 000 kr |
| Ekstern test | 40 000 kr | Faktura på 50 000 kr, hvorav 10 000 kr gjelder ordinær drift | 40 000 kr |
| Sum | 100 000 kr | Timer og avgrenset fakturadel | 94 000 kr |
Den interne differansen er 6 000 kroner under budsjett. En rå eksport som tar med hele fakturaen ville vist 104 000 kroner. Det ville både skjult avgrensningen mot drift og gitt feil bilde av budsjettavviket.
En avstemt intern sum på 94 000 kroner er fortsatt ikke automatisk støtteberettiget. Personalkostnaden må beregnes etter riktig kostnadsmodell, og testkostnaden må vurderes mot prosjektets vilkår. Se støtteberettigede kostnader.
Dokumenter hvorfor fordelingen er riktig
Prosjektleder bør kunne forklare hvilke testleveranser de 40 000 kronene gjelder, og hvorfor resten tilhører drift. En prosentandel uten underlag er svakere enn en fordeling som kan knyttes til fakturalinjer, bestilling og faktisk leveranse.
Timene må kunne knyttes til person, dato og utført arbeid. For SkatteFUNN beskriver Forskningsrådet daglig spesifikasjon og signering av timelistene minst hvert kvartal. Kravene gjelder også når dere bruker samme system som til ordinær timeføring. Les Forskningsrådets krav til prosjektregnskap. Bruk gjeldende krav når rutinen fastsettes; andre ordninger kan ha andre modeller.
Prøv eksporten før rapporteringsfristen
- Velg en avsluttet periode og behold originaleksporten som kontrollgrunnlag.
- Kontroller prosjektkode, arbeidspakke, periode og beløp mot registreringene.
- Skill rettinger og fordelinger fra originaldata, med forklaring og ansvarlig.
- Kjør importen på nytt og kontroller at samme timer og bilag ikke telles flere ganger.
- Avstem sum og antall poster. Dokumenter åpne avvik før prosjektleder godkjenner grunnlaget.
Hvis timeføringen bruker én prosjektkode og regnskapet en annen, må koblingen være entydig og vedlikeholdes. Hvis en eksport mangler stabile identifikatorer, kan en kontrollert filrutine være et bedre første steg enn automatisk overføring.
Avtal hvem som lukker avvikene
Prosjektleder bekrefter arbeidet og leveransene. Økonomiansvarlig eller regnskapsfører kontrollerer kostnadsføringen. En teknisk leverandør kan rette en feil i dataflyten, men kan ikke avgjøre om en faglig aktivitet oppfyller støttevilkårene. Revisor avklarer attestasjonen der ordningen krever det.
Vese kan bistå med systemoppsett og integrasjoner eller rapportering etter tilsagn. Start med en første prosjektsamtale; videre arbeid og pris avtales separat.
Skal rutinen flyttes til et nytt system eller overtas av en ny leverandør, bruk planen for systembytte og dataoverlevering.