Prosjektregnskap ved årsskifte
Samle årets prosjektkostnader og åpne poster før regnskapsfører, prosjektleder og revisor trenger dem.
På denne siden
Ved årsskiftet ligger det ofte arbeid i prosjektet som ennå ikke er fakturert, betalte bestillinger som ikke er levert og timer som venter på godkjenning. En god avslutning forklarer disse forskjellene før tallene brukes i rapporteringen.
Lag én oversikt over det som ikke er ferdig
Start med prosjektuttrekket fra regnskapet, timegrunnlaget og listen over bestillinger. Be prosjektleder bekrefte hva som faktisk er levert. Regnskapsfører vurderer bokføringen og periodiseringen, mens prosjektets kostnadsmodell avgjør rapportgrunnlaget.
| Situasjon | Underlag å hente | Spørsmål å lukke |
|---|---|---|
| Arbeid utført, faktura mangler | Bestilling og bekreftet leveranse | Hvilken del er levert, og hva er beløpet? |
| Faktura betalt, arbeidet gjenstår | Avtale og betalingsplan | Gjelder betalingen forskudd eller utført arbeid? |
| Timer ikke godkjent | Registrering per person, dato og aktivitet | Kan personen og prosjektansvarlig bekrefte arbeidet? |
| Kreditnota etter uttrekksdato | Kreditnota og originalfaktura | Hvilken prosjektpost blir redusert? |
| Innkjøp delt mellom drift og prosjekt | Fakturalinjer og fordelingsgrunnlag | Hvorfor tilhører denne andelen prosjektet? |
Eksempel: Én laboratorietest over nyttår
En avtale om testing er på 60 000 kroner uten merverdiavgift. Leverandøren bekrefter at en avgrenset del til 36 000 er levert i desember, mens resten skal utføres i januar. Fakturaen på hele avtalen kommer i januar.
Den interne avslutningslisten bør vise 36 000 som bekreftet levert arbeid, 24 000 som gjenstående bestilling og at faktura mangler ved uttrekksdatoen. Den skal ikke behandle hele avtalen som levert bare fordi bestillingen er signert.
Når fakturaen kommer, må regnskapsfører kunne koble den til vurderingen fra desember. Ellers kan samme leveranse bli med både som en avslutningspost og som en ny prosjektkostnad i januar. Se periodisering av prosjektkostnader.
Avstem timer før personene går videre
Ta ut timegrunnlaget per person og arbeidspakke. Kontroller datoer, manglende beskrivelser, rettinger og hvem som har godkjent. Det er vanskeligere å forklare en desemberregistrering flere måneder etterpå.
For SkatteFUNN skal både personen som utfører FoU-arbeidet og prosjektansvarlig signere timelistene minst hvert kvartal. Forskningsrådet krever også dokumentasjon av faktiske prosjektkostnader. Bruk kravene til prosjektregnskap i årsavslutningen.
Skill tre tallsett i avslutningen
Bokført prosjektkostnad kommer fra regnskapet. Intern sluttprognose tar også med kjent gjenstående arbeid. Grunnlaget for støtte eller skattefradrag følger ordningens kostnadsregler. De tre summene kan være forskjellige; forskjellen må kunne forklares.
Et kjøp av utstyr kan for eksempel være betalt før årsskiftet, mens prosjektets kostnadsmodell bygger på bruken i en bestemt periode. Bevar beregningen og avklar behandlingen før dere kopierer kjøpesummen inn i rapporten.
Planlegg rapporteringen og årsarbeidet sammen
Forskningsrådet oppgir 1. mars som frist for status- eller sluttrapport for SkatteFUNN. Tallene i disse rapportene krever ikke revisorattestasjon; attestasjonen av skattekravet er en annen oppgave. Se Forskningsrådets rapporteringsveiledning.
Avtal når prosjektleder leverer status, når regnskapsfører ferdigstiller tallene og når revisor får grunnlaget til eventuell attestasjon. Hvis tall blir rettet etter en tidligere rapport, behold både den leverte versjonen og forklaringen på endringen.
Overlever en avslutningspakke som kan etterprøves
Samle datert regnskapsuttrekk, avstemt timegrunnlag, fordelingsberegninger, tilsagn og endringer, åpne poster og kvitteringer for rapporter. Hver gjenstående post trenger en ansvarlig og dato for oppfølging.
Trenger dere hjelp til å samle og kontrollere materialet, kan Vese bistå med prosjektkostnader og rapportering. Bokføring, lønn og årsoppgjør kan leveres gjennom Aiak AS når dere også ønsker løpende regnskapsarbeid.