Reisekostnader og dokumentasjon
Knytt reisebilag til deltaker, aktivitet og faktisk prosjektbehov. Forklar delte formål, avbestilling og refusjon før kostnaden tas med i rapportgrunnlaget.
En kvittering forklarer beløpet, men ikke nødvendigvis prosjektets behov. Bevar forbindelsen til møtet, testen eller leveransen reisen gjaldt.
Eksempel: test avlyst etter bestilling
Prosjektet kjøper reise til 8 000 kroner. Testen avlyses, og leverandøren refunderer 5 000. Bevar kjøp, avlysning og refusjon, og forklar den resterende kostnaden på 3 000. Ikke la både opprinnelig kostnad og refusjon leve i ulike rapportversjoner uten avstemming.
Dersom reisen også gjelder salg eller privat forlengelse, dokumenteres fordelingen. Lønns-/skattebehandling av reiseregning avklares med regnskapsansvarlig; støttebehandlingen kontrolleres mot den aktuelle ordningen.
Ved SkatteFUNN brukes veiledningen om faktiske prosjektkostnader. Ikke innfør en sats fra en annen ordning eller fra en intern reisepolicy som universelt støttegrunnlag.
Budsjetter turen etter formål og dager
En tur har to dager med prosjektets test og én dag med ordinært salgsmøte. Reise- og oppholdsbehovet må vise begge formålene; hele turen blir ikke testkostnad fordi den starter ved laboratoriet. Privat forlengelse holdes særskilt.
Noter aktivitet, deltaker, dato, reisemåte og hva som allerede er bestilt. Avklar fordeling med økonomiansvarlig og kontroller deretter støttevilkårene. En lønns- eller skattefri reiseregning betyr ikke automatisk at samme beløp inngår i et tilskuddsgrunnlag.
Ved endret testdato oppdateres bestillingsvilkår, refusjon og ny tur samlet. Restkostnaden fra en avlysning og kostnaden ved den nye reisen må kunne avstemmes hver for seg.