Kreditnota etter at prosjektkostnaden er rapportert
Når en tidligere rapportert kostnad blir redusert, må bedriften forstå både regnskapsvirkningen og virkningen for støttegrunnlaget.
Oppdatert
Finn den opprinnelige kostnaden først
En kreditnota kan gjelde prisavslag, feil vare, retur eller en leveranse som ikke ble gjennomført. Før beløpet behandles i prosjektoversikten, må dere finne hvilken faktura og hvilken aktivitet det gjelder.
Noter om kostnaden allerede er med i en sendt rapport, et revisorgrunnlag eller en utbetalingsanmodning. Dette er forskjellige statuser. En rettelse i det løpende regnskapet oppdaterer ikke automatisk et tidligere innsendt dokument.
Følg sammenhengen gjennom fire dokumenter
| Dokument | Kontroll |
|---|---|
| Opprinnelig faktura | Beløp, prosjektfordeling og hva som ble levert |
| Kreditnota | Årsak og kobling til riktig faktura |
| Regnskap | Hvordan rettelsen er håndtert og i hvilken periode |
| Tidligere rapport | Om og hvor kostnaden allerede er rapportert |
Avklar bokføringen med regnskapsansvarlig. Prosjektleder skal ikke forsøke å løse regnskapsperiodisering ved å endre et rapportregneark alene.
Eksempel: redusert testleveranse
En testkostnad på 100 000 kroner er tatt med i en kostnadsrapport. Leverandøren krediterer senere 20 000 kroner fordi én del av testen ikke ble gjennomført.
Hvis hele den opprinnelige kostnaden inngikk i et foreløpig støttegrunnlag, må bedriften undersøke virkningen av at kostnaden nå er 80 000 kroner. Ved 30 prosent kostnadsdekning tilsvarer reduksjonen 6 000 kroner i støtte. Avklar om vedtakets beregningsmodell gir denne virkningen, og hvordan den skal korrigeres.
Hvis bare en del av fakturaen tilhørte prosjektet, må fordelingen også kontrolleres. En flat reduksjon av totalen kan bli feil dersom kreditnotaen gjelder en annen del av leveransen.
Avklar riktig korrigeringsvei
Kontakt støttegiver gjennom riktig kanal når en allerede rapportert kostnad er endret. Oppgi faktagrunnlag, beløp og hvilken rapport som er berørt. Spør hvordan rettelsen skal håndteres i den konkrete saken.
Innovasjon Norges informasjon om utbetaling og rapportering er en kilde for deres ordninger. Andre støttegivere kan ha andre prosesser. Ikke anta at rettelsen kan vente til neste rapport hvis prosjektet allerede er avsluttet.
Behold et forståelig kontrollspor
Lagre opprinnelig rapport, rettelsen og avklaringen i stedet for å gjøre det umulig å se hva som var sendt. Et oppdatert tall må kunne forklares med dokumentasjonen bak.
Se avstemming av prosjektregnskap og kostnader som ikke gir støtte. Ved rapporteringsbistand bør det være tydelig hvem som fører rettelsen, hvem som vurderer programkrav og hvem som godkjenner ny innsending.