Timer på to støtteprosjekter: dokumenter fordelingen
Slik kontrollerer du faktisk arbeidstid mot to prosjektgrunnlag uten å føre samme time to ganger. Avklar aktivitet, arbeidspakke og vilkår før rapportering.
Oppdatert
En medarbeider arbeider på to utviklingsprosjekter i samme uke. Begge har støtte, og begge prosjektlederne trenger timer til rapporteringen. Hvis de bygger hver sin oversikt uten felles kontroll, kan samme arbeid bli registrert to ganger.
Begynn med faktisk arbeid og fordel deretter til prosjekt og aktivitet. At en time er korrekt registrert internt, betyr heller ikke automatisk at den er støtteberettiget i begge ordninger. Tilsagn, avtale og gjeldende regler må vurderes for hvert prosjekt.
Bruk ett sammenhengende grunnlag for personens tid
Registreringen bør gjøre det mulig å se dato, faktisk arbeid, prosjekt og relevant aktivitet. Avtal hvem som godkjenner grunnlaget før det brukes i prosjektregnskapet. Unngå å lage to uavhengige timelister som hver for seg ser fullstendige ut, men ikke er kontrollert mot hverandre.
En aktivitet som er nyttig for begge prosjekter trenger en begrunnet fordeling. Den skal ikke automatisk bli én full time i hvert prosjekt. Avklar fordelingen ut fra dokumentert arbeid og vilkårene, og marker tvilstilfeller før rapportering.
Et eksempel på tidskontroll
Anta en arbeidsdag med 7,5 registrerte arbeidstimer i dette forenklede eksemplet:
| Arbeid | Timer | Kontrollgrunnlag |
|---|---|---|
| Prosjekt A, test av løsning | 3,0 | Beskrivelse og relevant aktivitet |
| Prosjekt B, analyse | 2,5 | Beskrivelse og relevant aktivitet |
| Ordinær drift | 2,0 | Holdes utenfor prosjektgrunnlagene |
| Samlet registrert arbeid | 7,5 | Avstemmes én gang for dagen |
Viser en annen liste 7,5 timer på prosjekt B samme dag, må begge prosjektlederne avklare hvilke registreringer som gjelder. Rett dobbeltføringen før listene brukes i rapporteringen.
Kontroller vilkårene separat fra timetallet
Undersøk hvilke aktiviteter som er godkjent, hvilken prosjektperiode som gjelder, og hvilken dokumentasjon hver ordning krever. Timesats, kostnadsgrunnlag og kontrollkrav kan være forskjellige. Ikke kopier behandlingen fra ett tilsagn over på et annet uten å sjekke.
Innovasjon Norges side om utbetaling og rapportering er et relevant utgangspunkt for deres tilsagn.
Gjør rettinger synlige før rapporten sendes
Hvis en time er flyttet fra A til B, behold forklaringen på endringen og hvem som godkjente den. Kontroller at den gamle rapporten ikke fortsatt inngår i et annet grunnlag. En ny eksport alene forteller ikke om begge prosjektlederne bruker samme versjon.
Les om timer per arbeidspakke for å knytte tiden til utført aktivitet. Et system som ReAI kan inngå i arbeidet med prosjektgrunnlag; avklar konkret registrering, eksport og kontrollbehov før dere velger oppsett.
Få kontroll før neste rapporteringsrunde
Vese kan hjelpe med å avstemme timer på tvers av støtteprosjekter. Beskriv ordningene og hvor fordelingen stopper opp.