Kostnadsrapportering
Bygg en rapportbro fra hovedbok til støttegrunnlag. Dokumenter uttrekk, korreksjoner, usikre poster og riktig kostnadsmodell.
En kostnadsrapport skal kunne gjenskapes. Lagre uttrekket og vis hver forskjell mellom bokførte prosjektkostnader og det som rapporteres til støttegiver.
Eksempel på en rapportbro
| Trinn | Beløp |
|---|---|
| Prosjektuttrekk fra hovedbok | 210 000 kr |
| Feilmerket ordinær drift | −10 000 kr |
| Post holdt utenfor mens leveranse avklares | −15 000 kr |
| Foreløpig rapportgrunnlag | 185 000 kr |
Kontroller hver av de resterende postene mot ordningens aktivitet, kostnadsmodell og periode. Hvis driftsposten er feil i regnskapet, må den også rettes der; en rapportkorreksjon er ikke en bokføring.
Gjør rapporten sporbar
Lagre dato, periode, prosjektkoder, filtre og kildefil. Bruk bilagsreferanser og dokumenterte fordelinger for delte fakturaer. Avstem kreditnotaer, ansatte, timer og andre finansieringskilder. Marker om et avvik er endelig avgrensning eller et spørsmål som fortsatt må besvares.
Økonomiansvarlig bekrefter avstemming og beregning. Prosjektleder bekrefter koblingen til faktisk arbeid. Eventuell kontrollør utfører sitt eget oppdrag på dette grunnlaget.
Ikke bruk én modell for alle støtteformer
Et kostnadsbasert tilsagn kan være knyttet til godkjente kostnadsarter og rammer. For SkatteFUNN gjelder faktiske støtteberettigede kostnader til godkjent prosjektinnhold, ikke et generelt tak lik søknadsbudsjettet. Forskningsrådets veiledning forklarer prosjektregnskapsgrunnlaget.
Når finansieringen bygger på sjablong eller ferdigstilt leveranse, må rapportpakken i stedet følge den avtalte modellen. Et stort hovedbokuttrekk besvarer ikke automatisk leveransekravet.