Rapporteringskalender
Planlegg status, regnskapsunderlag og innsending baklengs fra den faktiske fristen, med egne spor for SkatteFUNN-rapport og skattekrav.
Legg inn når underlaget må være klart, ikke bare når rapporten skal sendes. Kalenderen bør vise oppgave, ansvarlig, avhengighet og kvittering.
Arbeidsmodell før én rapportfrist
| Tidspunkt | Leveranse |
|---|---|
| Fire uker før | Faglig status, åpne endringer og partnerunderlag samlet |
| Tre uker før | Timer og leverandørspesifikasjoner klare |
| To uker før | Kostnadsuttrekk avstemt og avvik fordelt |
| Før intern godkjenning | Eventuell påkrevd kontroll gjennomført |
| Innsendingsdagen | Riktig rolle sender og lagrer kvittering |
Legg de interne datoene inn baklengs fra innsendingsfristen. Avtal kapasitet med den som skal kontrollere underlaget før planen låses.
Lag separate løp når rapportene er forskjellige
SkatteFUNNs års- og sluttrapport har frist 1. mars. Rapporten til Forskningsrådet og attestasjonen av skattekravet er separate oppgaver. Planlegg årsrapporten slik at den kan sendes innen fristen med tilgjengelige tall, uavhengig av revisors senere kontroll av skattekravet.
For andre tilskudd registreres rapport-, prosjekt- og utbetalingsfrister fra vedtaket hver for seg. At prosjektet slutter 31. august, betyr ikke automatisk at rapport og utbetalingsanmodning har samme dato.
Eksempel: prosjektleder er borte i fristuken
Utpek hvem som kan godkjenne faglig status, hvem som har riktig portalrolle og hvem som sender. Kontroller tilgangen før fraværet. En ferdig rapport i et delt dokument hjelper ikke hvis ingen kan sende den i den riktige rollen.
Legg også inn løpende timeregistrering, nødvendig signering, månedlig avstemming og oppfølging av partnerne. Flytt en aktivitet bare når avhengighetene fortsatt holder. Bevar endringshistorikken når støttegiver endrer en frist.