Arbeidspakker i tilskuddsprosjekt
Del prosjektet etter oppgaver som kan utføres og kontrolleres. Knytt metode, leveranser, timer, innkjøp og stoppunkt til samme arbeidspakke.
En arbeidspakke skal gjøre det mulig å svare på hva dere gjør, hvorfor dere gjør det og hvordan resultatet kontrolleres. «Utvikling vår» og «prosjektledelse» er ikke tilstrekkelige beskrivelser av den faglige oppgaven.
Eksempel: fra idé til en testbar prototype
Et tenkt selskap vil undersøke en målemetode som blir ustabil ved temperaturskifte. En anvendelig oppdeling kan være:
| Pakke | Arbeid og leveranse | Avhengighet |
|---|---|---|
| 1. Referanse | Beskrive dagens metode og et datert testgrunnlag | Må avklare hva som regnes som feil |
| 2. Metodeforsøk | Sammenligne to alternativer med samme testoppsett | Bruker referansen fra pakke 1 |
| 3. Prototypeprøve | Kontrollere valgt alternativ under relevante forhold | Starter når valg og begrunnelse er dokumentert |
Dersom begge alternativer feiler, kan riktig resultat av pakke 2 være å stoppe eller endre retning. En plan bør ikke forutsette at alle undersøkelser gir ønsket svar.
Bygg kostnaden nedenfra
Anta 60 interne timer og en ekstern analyse til 20 000 kroner i pakke 1. Pakke 2 trenger 140 timer og testmateriale til 15 000. Pakke 3 er foreløpig anslått til 100 timer og et utstyrskjøp. Timer, materialforbruk og kjøp må vurderes med riktig kostnadsmodell; et kjøp er ikke automatisk lik prosjektkostnaden som kan rapporteres.
Koble hver post til den pakken som bruker ressursen. Hvis analysetilbudet dekker både pakke 1 og 2, skal ikke hele tilbudet ligge i begge budsjettene. Forutsetningene bør kunne spores til tilbud, mengdeberegning eller fagpersonens estimat.
Milepælen er en beslutning, ikke bare en dato
Skriv hva som skal være kjent ved milepælen og hvem som avgjør videre arbeid. «Prototype ferdig 1. juni» er svakere enn «prosjektleder godkjenner testgrunnlaget og velger én metode etter sammenligningen».
For SkatteFUNN beskriver Forskningsrådets søknadsveiledning det faglige grunnlaget søknaden trenger. Andre utlysninger kan ha egne skjema og inndelinger. Bruk denne strukturen som arbeidsmetode, ikke som et universelt krav til antall pakker.
Før oppsettet tas i bruk
Be en deltaker forklare hvor en dags arbeid skal registreres. Be økonomiansvarlig vise hvor leverandørfakturaen hører hjemme. Hvis de ikke kan bruke strukturen, er pakken ofte for bred, uklar eller ulik begrepene teamet bruker.
Les kontrollspor fra timer til rapport og stoppkriterier. Vese kan hjelpe med arbeidspakkestrukturen.