Vi deler prosjektet i oppgaver teamet kan planlegge, bemanne og følge opp. Dere får arbeidspakker med aktiviteter, ansvar, ressursbehov og leveranser, slik at søknaden og gjennomføringen bygger på samme plan.
Fra faglig oppgave til arbeidsplan
Vi intervjuer prosjektleder og fagpersonene om hva som må løses, hvilke undersøkelser som trengs og hva som må være klart før neste aktivitet starter. Deretter setter vi opp strukturen og går gjennom den med teamet.
| I hver arbeidspakke | Hva planen viser |
|---|---|
| Oppgave | Hvilket problem eller kunnskapsbehov arbeidet skal løse |
| Aktiviteter | Hva teamet skal gjøre og hvilken metode det bruker |
| Leveranse | Hva som skal foreligge når arbeidet er utført |
| Ansvar og ressurser | Hvem som gjør arbeidet, timer og nødvendige innkjøp |
| Avhengigheter | Hva som må være klart før neste oppgave kan begynne |
| Milepæl | Hvilket resultat som gir grunnlag for neste beslutning |
En pilot består ofte av flere oppgaver
Utvikling, utprøving og evaluering kan kreve forskjellige personer og ressurser. Vi skiller dem slik at prosjektleder ser hvem som skal levere hva. Hvis en laboratorietest må være ferdig før pilotutstyr bestilles, skal både arbeidsplanen og betalingsplanen vise denne rekkefølgen.
En milepæl trenger også et valg hvis testen feiler. Skal teamet prøve en annen metode, redusere omfanget eller stoppe? Vi skriver beslutningspunktene inn i planen sammen med fagansvarlig. Les arbeidspakker i tilskuddsprosjekt for en struktur dere kan bruke selv.
Koble planen til budsjettet
Vi fører personer, timer og innkjøp tilbake til aktivitetene. Da blir det lettere å oppdage at samme person er satt opp to steder, eller at et nødvendig forsøk mangler finansiering. Trenger dere en mer omfattende tallgjennomgang, se budsjettkontroll.
Dette tar dere med til oppstart
Ta med prosjektutkastet, planlagte tester, tilgjengelige fagpersoner og en første tidsplan. Noter hvilke valg dere fortsatt er usikre på. Vi bruker dette til å lage et arbeidsdokument dere gjennomgår og kan oppdatere videre. Fagansvarlig bekrefter metode og realistisk innsats; prosjektleder godkjenner ansvar og framdrift.