Prosjektlederen trenger å vite hva som er brukt og hva som gjenstår. Økonomiansvarlig trenger å finne igjen kostnadene. Rapporteringen trenger dokumentasjon som forklarer begge deler. Vi setter opp en arbeidsflyt som gjør dette til en del av den vanlige oppfølgingen.
Start med tilsagnet og eksisterende systemer
Vi går gjennom prosjektperiode, godkjente aktiviteter, budsjett og rapportkrav. Deretter ser vi på hvor timer, lønn, innkjøp og bilag allerede registreres. Målet er å bruke disse registreringene godt, med tydelige prosjektkoder og ansvar for kontroll.
| Oppsett | Hva teamet skal kunne gjøre |
|---|---|
| Prosjekt og arbeidspakker | Velge riktig kode når arbeid og kostnad registreres |
| Timeføring | Knytte person, dato og utført arbeid til prosjektet |
| Bilag og fordeling | Forklare hvilken del av et innkjøp prosjektet bruker |
| Månedsavstemming | Se faktiske kostnader, budsjettavvik og åpne spørsmål |
| Dokumentmappe | Finne tilsagn, endringer, beregninger og kontrollgrunnlag |
For SkatteFUNN er det de faktiske prosjektkostnadene som teller, og timelistene skal signeres minst hvert kvartal. Vi bruker Forskningsrådets dokumentasjonskrav når det oppsettet etableres. Andre tilsagn får sin egen kravliste.
En time og en faktura skal kunne følges hele veien
Før teamet tar rutinen i bruk, prøver vi en konkret periode. En time skal komme fram på riktig person, aktivitet og prosjekt. En faktura som gjelder både prosjekt og drift, skal ha en begrunnet fordeling.
I kontrollsporets regneeksempel er avstemt intern prosjektkostnad 94 000 kroner. En rå eksport viser 104 000 fordi den tar med en driftskostnad. Summen alene avslører ikke feilen; koblingen til underlaget gjør det.
Hva skjer hver måned?
Prosjektleder bekrefter aktivitetene og forklarer framdriften. Økonomiansvarlig eller regnskapsfører avstemmer kostnadsføringen. Avvik får en ansvarlig og en frist: manglende bilag, feil prosjektkode, omfordeling eller en endring som må tas opp med støttegiver.
Vi kan hjelpe med oppsett og opplæring, eller følge opp avstemmingen gjennom prosjektet. Når dere ønsker løpende bokføring, lønn og årsarbeid, leveres regnskapsarbeidet gjennom Aiak AS. Har dere allerede regnskapsfører, bygger vi rutinen rundt den rollen. Revisor kobles på for attestasjon der ordningen krever det.
Dere får en rutine teamet kan overta
Overleveringen bør inneholde kodeoversikt, registreringsveiledning, prøverapport, avviksliste og hvem som vedlikeholder oppsettet. Trenger dere koblinger mellom flere systemer, se systemoppsett og integrasjoner.