Et prosjekt kan ha et godt budsjett og likevel mangle en brukbar vei fra timeføring og fakturaer til kostnadsrapporten. Vi setter opp og prøver arbeidsflyten sammen med prosjektleder og økonomiansvarlig. Vi starter med rapporten dere trenger og jobber oss tilbake til registreringene som skal fylle den.
Start med systemene dere allerede bruker
Vi kartlegger prosjektkoder, arbeidspakker, kontoplan, timeføring, bilag og de rapportene dere trenger. Første valg er om eksisterende systemer kan dekke behovet med et tydelig oppsett og en kontrollert eksport. Ny programvare eller en integrasjon bør løse en konkret mangel.
Vi undersøker leverandørens eksport og tilgang, hvilke felter som finnes og hvor ofte data må oppdateres. Deretter velger vi mellom et bedre oppsett, en kontrollert filrutine og en datakobling.
Dette kan inngå i oppdraget
| Leveranse | Hva dere får | Hva som må avklares |
|---|---|---|
| Behov og systemvalg | Kravliste og vurdering av dagens løsning | Rapporteringskrav, budsjett og lisenskostnader |
| Oppsett | Prosjektkoder, kategorier og registreringsrutine | Hvem som godkjenner struktur og endringer |
| Eksport eller integrasjon | Avtalt overføring med feltkobling og feilhåndtering | Tilgang, leverandørvilkår og hvilke data som faktisk støttes |
| Kontroll og overlevering | Prøvegrunnlag, avstemmingsrutine og brukerveiledning | Hvem som godkjenner resultatet og overtar driften |
| Løpende hjelp | Avtalte kontroller, retting og brukerstøtte | Frekvens, responstid, timer og endringer som prises separat |
Tilbudet viser kostnaden for oppsett og prøving, eventuelle lisenser og hvilke oppgaver som inngår i løpende hjelp.
Et praktisk eksempel før dere automatiserer
En bedrift bruker ett system til timer og et annet til regnskap. Begge har prosjektkode, men bare timene har arbeidspakke. En direkte summering ville derfor gi en rapport med forskjellig detaljnivå.
Et avgrenset oppdrag kan være å etablere en felles prosjektkode, avtale fordeling av innkjøp på arbeidspakker og prøve én avsluttet måned. Vi kontrollerer både summen og at samme registrering ikke kommer med to ganger når eksporten kjøres på nytt. En avviksliste viser poster som må avklares før rapporten brukes.
Se kontrollsporet fra timer til rapport for et regneeksempel.
Registrering, regnskapsarbeid og attestasjon
For SkatteFUNN krever Forskningsrådet prosjektregnskap, timelister og revisorattestasjon av grunnlaget for skattekravet. Kontroller de offisielle dokumentasjonskravene før oppsettet fastsettes; andre ordninger må vurderes etter sine vilkår.
Vi bygger dataflyten rundt prosjektleder og økonomiansvarlig. Regnskapsfører avstemmer bokføringen, og revisor får dokumentasjonen som trengs til attestasjonen.
Oppsettet prøves på deres rapportgrunnlag
Vi starter med en avsluttet periode fra systemene dere bruker. Prøven viser om prosjektkodene kan kobles, om rettinger kommer med og om samme registrering blir telt flere ganger ved ny kjøring.
Trenger dere først en registreringsrutine, se oppsett av prosjektregnskap. For hjelp med rapportutkast, se rapportering etter tilsagn.
Prøv også det som skjer etter første import
En løsning må tåle en ny kjøring av samme fil, en kreditnota og en rettet time. Vi avtaler akseptprøver, hvem som lukker avvik og hva teamet får ved overlevering. Ved et systembytte må historikk og nye kostnader kunne summeres uten at åpningsgrunnlaget dobles. Se systembytte og dataoverlevering.