Budsjetter personalkostnader i prosjektet
Et personalkostnadsbudsjett må vise både hvem som skal gjøre arbeidet og om de faktisk har tid.
På denne siden
Start med aktivitetene i arbeidspakkene. Fordel dem på personer, perioder og timer før dere setter en kostnad på innsatsen. En prosent av samlet lønn forteller lite om hvilken kompetanse prosjektet trenger.
Eksempel: Budsjettet bruker kapasitet som allerede er solgt
En utvikler har 150 timer tilgjengelig til arbeid i en valgt måned. Prosjektplanen bruker 80 timer, mens avtalte kundeoppdrag krever 100. Det mangler 30 timer før dere tar høyde for andre oppgaver.
| Plan | Timer | Konsekvens |
|---|---|---|
| Kundeoppdrag | 100 | Avtalte leveranser må utføres eller endres |
| Utviklingsprosjekt | 80 | Planlagt undersøkelse og test |
| Samlet behov | 180 | 30 timer mer enn tilgjengelig kapasitet |
Mulige valg er å flytte testaktiviteten, redusere andre leveranser eller kjøpe inn en avgrenset oppgave. Å øke budsjettbeløpet alene gir ikke flere arbeidstimer. Oppdater milepælene samtidig som bemanningen endres.
Skill kostnad, betaling og tapt salg
Den interne personalkostnaden kan omfatte lønn og relevante arbeidsgiverkostnader. Likviditetsplanen viser når lønn og andre forpliktelser betales. Hvis utviklingsarbeidet erstatter fakturerbart arbeid, kan bortfalt salg dessuten påvirke bedriftens økonomi.
Tapte salgsinntekter er ikke dermed en personalkostnad som kan føres i et støttekrav. Bruk én oversikt til å vurdere bedriftens lønnsomhet og en annen til å beregne kostnader etter prosjektets regler.
Fast ansatt eller innleid ressurs?
| Valg | Ta med i planen |
|---|---|
| Eksisterende ansatt | Timer som faktisk kan frigjøres, og oppgaver som må flyttes |
| Nyansettelse | Rekruttering, oppstart, opplæring og hvem som hjelper den nye i gang |
| Ekstern spesialist | Avgrenset leveranse, pris, fakturering og bedriftens oppfølgingstid |
| Prosjektpartner | Egne aktiviteter, kostnader og finansiering etter samarbeidsmodellen |
En ekstern testleveranse kan være mer presis enn en generell pott med konsulenttimer. Til gjengjeld trenger leverandøren kanskje data og oppfølging fra de samme ansatte som allerede er fullt disponert.
Prøv forsinket rekruttering
Anta at prosjektet krever 240 timer fra en ny ressurs over to måneder. Ved en måneds forsinkelse forsvinner ikke behovet; det flyttes eller må løses av noen andre. Beregn hvordan det påvirker testdato, kundeleveranser og neste betaling til leverandør.
Bruk kontantstrømmen i støtteprosjektet til å kontrollere at prosjektet kan betale før eventuelle støtteutbetalinger.
Dokumenter beregningen dere senere skal følge opp
For hver person eller rolle bør budsjettet vise arbeidspakke, periode, timebehov og valgt kostnadsgrunnlag. Marker om bemanningen er bekreftet eller forutsetter ansettelse. Ved oppstart må planen kobles til timeføringen, slik at faktisk arbeid kan sammenlignes med anslaget.
For SkatteFUNN bestemmer Forskningsrådets kostnadsmodell hvordan personalkostnader og timer dokumenteres. Les lønnskostnader i prosjektregnskap for kontrollen etter at arbeidet er utført.
Vese kan gjennomgå prosjektbudsjettet med prosjektleder og økonomiansvarlig.