Lønnskostnader i prosjektregnskap
Koble faktisk arbeid til dokumentert lønn og forklar forskjellen mellom intern kostnad og beløpet som kan rapporteres.
På denne siden
En prosentvis fordeling av lønnen er ikke nok til å forklare utviklingsarbeidet. Dere må kunne finne personen, datoen og aktiviteten bak prosjekttimene, og vise hvordan beløpet er beregnet.
Start med timegrunnlaget
Ta ut registreringene for prosjektet og samme periode for personens øvrige arbeid. Kontroller prosjektkode, arbeidspakke, beskrivelser og rettinger. Prosjektleder bekrefter at aktiviteten gjelder prosjektet; økonomiansvarlig kontrollerer beregningen og lønnsgrunnlaget.
| Kontroll | Feil den kan avdekke |
|---|---|
| Samlet tid per person | Timer lagt på to prosjekter eller både prosjekt og kundeoppdrag |
| Dato og arbeidspakke | Arbeid utenfor perioden eller på feil aktivitet |
| Lønnsgrunnlag | Bruk av budsjettlønn eller foreldet grunnlag |
| Beregningsmodell | Timesats fra en annen ordning eller samme tillegg to ganger |
| Godkjenning og rettinger | Ubekreftede timer eller endringer etter et tidligere uttrekk |
Eksempel: Intern fordeling blir ikke automatisk rapportgrunnlag
I en valgt måned har en ansatt 150 registrerte arbeidstimer. 50 gjelder utviklingsprosjektet og 100 gjelder andre oppgaver. Bedriften bruker en samlet månedlig personalkostnad på 60 000 kroner i sin interne kalkyle.
| Intern kontrollberegning | Resultat |
|---|---|
| Prosjektandel av registrerte arbeidstimer | 50 / 150 = 1/3 |
| Intern kostnad fordelt til prosjektet | 60 000 × 1/3 = 20 000 kr |
| Kostnad i den foreløpige prosjektrapporten | 26 000 kr |
| Forskjell som må forklares | 6 000 kr |
20 000 er her en intern fordeling med valgte forutsetninger, ikke en SkatteFUNN-beregning. Forskjellen på 6 000 kan skyldes en annen tillatt modell, feil periode, et dobbelt tillegg eller feil antall timer. Finn årsaken før rapporten brukes.
Bruk riktig modell for det konkrete prosjektet
SkatteFUNN har regler for beregning av personalkostnader og dokumentasjon av lønn. Det er ikke den interne kalkylen alene som bestemmer grunnlaget. Forskningsrådet beskriver også at ulønnet arbeidsinnsats ikke kan inngå, og at timelistene skal signeres minst hvert kvartal av FoU-personen og prosjektansvarlig. Se veiledningen om personalkostnader og timer.
Oppbevar hvilken regel og versjon beregningen bygger på. Ikke legg arbeidsgiveravgift, feriepenger eller andre tillegg til en modell som allerede inkluderer dem. Ved deltid, permisjon, endret lønn eller jobbskifte må grunnlaget vurderes før samme sats videreføres.
Skill ansatte, innleide og samarbeidspartnere
Egne ansatte har lønns- og timedokumentasjon i bedriften. En innleid utvikler kan komme gjennom en leverandørfaktura. En prosjektpartner kan bære egne kostnader etter samarbeidsavtalen. Samme arbeid skal ikke summeres i flere kategorier.
Hvis en ansatt bytter arbeidsgiver i prosjektperioden, dokumenter hvilke datoer og kostnader som tilhører hver virksomhet. Les underleverandørkostnader når arbeidet kjøpes eksternt.
Rett feil med et synlig spor
Behold originalt uttrekk og dokumenter hvilke timer eller beregninger som er rettet, hvorfor og av hvem. Avstem den nye summen mot forrige rapport. En retting skal ikke bli en ekstra post som kommer med i tillegg til originalen.
Bruk månedsavslutningen med prosjektleder til å lukke slike avvik. Ved bemanningsplanlegging er personalkostnadsbudsjettet riktig utgangspunkt.