Avviksforklaring
Forklar kostnadsavvik med mengde, pris, tidspunkt og endret arbeid. Vis årsak, konsekvens og ny prognose uten å justere historiske tall bort.
Et avvik trenger en forklaring på hva som skjedde, ikke bare et nytt prosenttall.
Del differansen i årsaker
En analysepost er budsjettert med fire tester à 10 000 kroner, totalt 40 000. Faktisk ble det fem tester à 11 000, totalt 55 000. Avviket på 15 000 skyldes både mengde og pris: én ekstra test til 10 000 og prisøkning på fem tester med 1 000.
Noter hvorfor den ekstra testen trengtes, hvem som besluttet den og hva den betyr for resten av prosjektet. En kostnad som bare er flyttet til neste periode, må ikke beskrives som en varig besparelse.
Hold tre tall synlige
Bevar opprinnelig budsjett, faktisk kostnad hittil og ny sluttprognose. Å overskrive budsjettet med faktisk kostnad fjerner sammenligningsgrunnlaget.
Ved Innovasjon Norge må konsekvensen vurderes mot rapporterings- og endringsvilkår. En god intern forklaring er ikke automatisk en godkjent prosjektendring.