Kostnadsoverskridelse i tilskuddsprosjekt: beregn og håndter avviket
Se fremover med en sluttprognose. Et lavt forbruk hittil kan skjule at dyrt arbeid er forsinket, og mer kostnad gir ikke automatisk mer støtte.
På denne siden
Vurder avviket mot prosjektlederens fullmakter og bedriftens varslingsgrenser. Vesentlige avvik kan kreve beslutning fra ledelsen eller styret; se prosjektøkonomi i styret. ReAI beskriver den løpende oppfølgingen i guiden budsjettkontroll.
Eksempel: lavt forbruk kan likevel gi overskridelse
Et tenkt utviklingsprosjekt har et budsjett på 2 millioner kroner. Etter halve kalenderperioden er bare 800 000 brukt. Det kan se ut som prosjektet ligger godt an. Men leverandørtilbud og en ny testplan viser at gjenstående arbeid vil koste 1,6 millioner.
| Beregning | Beløp |
|---|---|
| Faktiske kostnader hittil | 800 000 kr |
| Forventet kostnad for gjenstående arbeid | 1 600 000 kr |
| Sluttprognose | 2 400 000 kr |
| Opprinnelig budsjett | 2 000 000 kr |
| Forventet overskridelse | 400 000 kr |
| Overskridelse i prosent av opprinnelig budsjett | 20 % |
Det viser at prosent av tiden brukt ikke er det samme som prosent av arbeidet ferdig. Dersom den dyreste testen ennå ikke er gjennomført, kan forbruket ligge lavt helt til de siste månedene.
Skill pris, mengde og omfang
Et avvik blir lettere å håndtere når årsaken er konkret. Veses praktiske anbefaling er å dele endringen i tre:
- Pris: Den samme laboratorietesten koster mer enn tilbudet dere brukte i søknaden.
- Mengde: Testen må gjentas flere ganger fordi resultatene varierer.
- Omfang: Teamet vil teste en ekstra kundegruppe som ikke inngikk i planen.
Tiltakene blir forskjellige. Pris kan kreve en ny innkjøpsvurdering. Mengde kan kreve en teknisk beslutning om flere forsøk vil gi nødvendig kunnskap. Endret omfang kan kreve en ny prosjektbeslutning og avklaring med støttegiver.
Skriv en kort avviksforklaring for hver arbeidspakke: gammelt estimat, nytt estimat, årsak og ansvarlig. Ta også med bestilte leveranser som ennå ikke er fakturert. Ellers blir prognosen kunstig lav.
Mer kostnad betyr ikke automatisk mer tilskudd
Bruk tilbudsbrevet og særvilkårene som utgangspunkt. Et fast tilsagn vokser ikke av seg selv når budsjettet øker. Innovasjon Norges veiledning om utbetaling og rapportering beskriver dokumentasjonskrav; den aktuelle avtalen må kontrolleres for endringer og frister.
Anta at eksemplet over har et tilsagn på 800 000 kroner som står uendret. Annen finansiering var planlagt til 1,2 millioner. Ved sluttkostnad på 2,4 millioner blir behovet utenom tilsagnet 1,6 millioner, altså 400 000 mer enn planlagt.
Ikke flytt kostnader mellom arbeidspakker eller støtteordninger for å få rapporten til å passe. Be om nødvendig skriftlig avklaring før prosjektomfang, periode eller finansiering endres.
Velg mellom tre gjennomførbare alternativer
| Alternativ | Beslutning dere må ta | Hva prognosen må vise |
|---|---|---|
| Beholde omfanget | Hvem finansierer de ekstra kostnadene? | Kapitalbehov og betalingsplan |
| Redusere omfanget | Hvilke resultater kan leveres med mindre arbeid? | Kostnad, faglig konsekvens og avklaring med støttegiver |
| Utsette eller stoppe deler | Hvilke avtaler og milepæler påvirkes? | Bundne kostnader og virkning på prosjektets formål |
Et godt beslutningsnotat oppgir også siste dato for valget. Hvis et eksternt forsøk må bestilles om to uker, må finansieringen avklares før den bestillingen, ikke ved neste kvartalsrapport.
Lag to oversikter etter beslutningen
Oppdater sluttprognosen med kostnader, og lag deretter en separat likviditetsplan med betalinger. Periodisering i regnskapet, leverandørens betalingsfrist og støttegivers utbetaling kan ligge i ulike måneder. Behold opprinnelig budsjett ved siden av siste godkjente plan, slik at endringene kan forklares.
Vil dere gjennomgå finansieringsgapet og dokumentasjonen, kan dere starte med en gratis overordnet tilskuddsvurdering. Beskriv situasjonen uten å laste opp regnskap eller avtaler.
Velg neste steg
Avstem budsjett mot faktisk og forpliktet kostnad
En post hadde budsjett på 200 000 kroner. 80 000 er bokført, og gjenstående arbeid anslås til 150 000. Ny sluttprognose er 230 000 og forventet overskridelse 30 000. Hvis 50 000 av restarbeidet allerede er bestilt og inngår i de 150 000, skal bestillingen ikke legges til en gang til.
Vis derfor bokført, utført uten faktura, øvrig bestilt og ennå ikke bestilt restarbeid uten overlapp. Sammenlign med samme kostnadsmodell og avgrensning som budsjettet. En faktura som kommer senere kan være et tidsavvik; ekstra arbeid kan være en faktisk økning.