Bytt prosjektsystem uten å miste kontrollsporet
Bruk én tydelig overgangsdato, behold spor til originalene og prøv rettinger og nye importer før dere overtar løsningen.
På denne siden
Et systembytte er ferdig når teamet kan forklare tallene og finne underlaget i den nye arbeidsflyten. At en importkjøring er fullført, viser bare at den kjøringen er avsluttet.
Denne guiden beskriver en praktisk overleveringsmetode for støtteprosjekter. Den passer også når dere beholder regnskapssystemet, men bytter timeføring, lager et rapportgrunnlag eller overtar arbeidet fra en tidligere rådgiver.
Velg overgangsdato og hva som flyttes
Avtal siste avsluttede periode i gammel løsning og første periode i ny. Skill mellom historikk som skal kunne leses, detaljer som skal arbeides videre med og inngående summer som skal være startpunktet for den nye rapporten.
Hvis prosjektet har brukt 320 000 kroner før overgangsdatoen, kan dette enten inngå som en kontrollert åpningssum eller beregnes fra overførte detaljer. Ikke legg begge til samme rapport. Da blir tidligere kostnader telt to ganger.
Eksempel: Åpningsgrunnlag og én ny måned
Tallene under er et valgt internt kontrollgrunnlag uten vurdering av støtteberettigelse.
| Del | Beløp | Kontroll |
|---|---|---|
| Avstemt historikk til og med juni | 320 000 kr | Stemmer med godkjent intern junioversikt |
| Nye kostnader i juli | 75 000 kr | Timer og bilag kan spores til juli |
| Kreditnota i juli til tidligere kostnad | −5 000 kr | Koblet til den opprinnelige fakturaen |
| Akkumulert intern prosjektkostnad | 390 000 kr | 320 000 + 75 000 − 5 000 |
Hvis juliimporten kjøres på nytt, skal den akkumulerte summen fortsatt være 390 000. Kreditnotaen skal ikke bli borte fordi originalfakturaen ligger i historikken. En retting av en gammel time må på samme måte kunne knyttes til registreringen den erstatter.
Lag et kart over feltene
Prosjektkode, arbeidspakke, dato, person, dokumentnummer og beløp må ha en entydig betydning. En prosjektkode som ser lik ut i to systemer, er ikke bevis for at den brukes likt.
| Felt eller dokument | Avklaring før import |
|---|---|
| Prosjekt og arbeidspakke | Kobling mellom gammel og ny kode; hvem vedlikeholder den? |
| Registrerings-ID | Hvordan kjenner løsningen igjen samme post ved ny kjøring? |
| Periode | Arbeidsdato, bilagsdato eller bokføringsperiode? |
| Fortegn og valuta | Hvordan vises kreditnota, refusjon og eventuell valutakurs? |
| Vedlegg | Hvor finnes originalen, og hvilken referanse viser dit? |
| Godkjenning | Hvem bekreftet timen, fordelingen eller rettingen? |
Mangler stabile identifikatorer, må importmetoden ha en annen kontroll mot duplikater. En avstemt fil per periode kan være tryggere enn en automatikk som legger alle poster til på nytt.
Prøv fem hendelser før dere godtar leveransen
- Importer en avgrenset måned og avstem både antall poster og sum.
- Kjør samme fil igjen. Kontroller at ingen post eller vedlegg telles dobbelt.
- Rett en time og importer en kreditnota. Finn endringen igjen i rapporten.
- Stopp en kjøring midtveis i et kontrollert testgrunnlag. Prøv gjenopptak eller tilbakeføring uten dobbel registrering.
- Eksporter resultatet og følg en valgt rapportlinje tilbake til originalt underlag.
Behold originaleksport, versjon av feltkoblingen og resultatet av prøvene. En avviksliste bør skille tekniske feil fra spørsmål om prosjektføringen. Prosjektleder avgjør hva arbeidet gjelder; økonomiansvarlig eller regnskapsfører kontrollerer regnskapsgrunnlaget.
Tilgang og eierskap ved overlevering
Bedriften bør ha egen administratortilgang, kunne hente ut data og vite hvor dokumentene oppbevares. Gi navngitte personer de tilgangene oppgaven krever, og fjern tidligere leverandørtilgang når overleveringen er godkjent. Avklar også hvilke dokumenter som må bevares og hvem som har ansvar for dem før noe slettes.
Leveransen bør vise hvordan feil meldes, hvem som vedlikeholder koder og koblinger, og hva som skjer når et system endrer eksportformatet. Lag en kort driftsveiledning med et faktisk prøvegrunnlag framfor bare skjermbilder av oppsettet.
Når kan dere gå over?
Gå over når åpningsgrunnlaget er avstemt, de avtalte prøvene er bestått og ansvarlige har godkjent åpne avvik. Ved store uavklarte forskjeller bør dere beholde gammel arbeidsflyt for den aktuelle rapporten og løse avvikene før neste overgangsforsøk.
For SkatteFUNN må dokumentasjonen fortsatt oppfylle Forskningsrådets krav til prosjektregnskap. Systembyttet endrer ikke kravet til underlaget.
Vese kan hjelpe med systemoppsett og integrasjoner. Se også kontrollsporet fra timer til rapport før dere fastsetter akseptprøven.