Dokumentarkiv for tilskudd
Bygg et prosjektarkiv som kan gjenfinnes ved rapportering og personskifte. Knytt avtaler, versjoner, kostnader og beslutninger sammen med avgrenset tilgang.
Et prosjektarkiv skal gjøre det mulig å rekonstruere hva som var avtalt, utført og rapportert på et bestemt tidspunkt.
Del etter dokumentets funksjon
| Del | Eksempler |
|---|---|
| Styrende grunnlag | Søknad, vilkår, aksept og godkjente endringer |
| Gjennomføring | Tester, leveranser og prosjektbeslutninger |
| Økonomi | Budsjett, uttrekk, bilagsreferanser og avstemminger |
| Innsending | Rapportversjon, vedleggsliste og kvittering |
Ikke gjør e-postboksen til eneste arkiv. En rapportkopi bør peke til riktig bilag og testversjon uten at noen må kjenne avsenderen.
Prøv arkivet med en person som ikke laget det
Velg én rapportert kostnad og én påstått leveranse. Kan en ny ansvarlig finne kilde, dato og beslutning? Hvis ikke, lag tydeligere referanser før prosjektleder slutter.
Oppbevaring og tilgang må vurderes etter aktuelle avtaler, programkrav og lovpålagte plikter. Innovasjon Norges rapporteringsveiledning er en kilde for deres finansiering, ikke en generell lagringstid for alle filer.
Se dokumentbank og trygg deling.