Internkontroll i støtteprosjekt
Legg kontrollen der feil oppstår: registrering, godkjenning, uttrekk og rapport. Bruk konkrete stikkprøver og en åpen avviksliste fremfor en signatur uten innhold.
Internkontroll er ikke bare at noen signerer rapporten. Kontrollen må vise hva som ble undersøkt og hvilke feil som fortsatt er åpne.
Fordel kontrollene
| Punkt | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Timer | Riktig person, dato, arbeid og prosjekt |
| Faktura | Bestilling, mottatt leveranse og prosjektandel |
| Uttrekk | Samme periode og ingen duplikater |
| Rapport | Sum, kostnadsmodell og samsvar med aktivitet |
Prøv én time og én faktura helt frem til rapporten hver periode. Hvis feil prosjektkode oppdages, undersøk om flere poster har samme feil før rettingen lukkes.
Gjør åpne spørsmål synlige
En avviksliste trenger postreferanse, beløp, spørsmål, ansvarlig og frist. Den som utfører arbeidet, kan forklare aktiviteten; økonomiansvarlig vurderer økonomigrunnlaget. Revisorattestasjon er en separat oppgave der den kreves.
Ved SkatteFUNN brukes offisielle krav til prosjektregnskap. En intern kontroll opphever ikke disse kravene.
Les kontrollspor og månedlig avslutning.
Eksempel: én feil avslører en svak rutine
En faktura er kodet på prosjekt A fordi leverandøren vanligvis arbeider der. Spesifikasjonen viser at leveransen gjelder prosjekt B. Rett den konkrete posten med spor, og undersøk om andre fakturaer er kodet etter leverandørnavn fremfor faktisk aktivitet.
Avtal så hvem som kontrollerer prosjekt og leveranse før bokføring. I en liten bedrift kan én person ha flere roller; la en annen kompetent person prøve vesentlige avstemminger der det er praktisk mulig. Registrer hva som faktisk ble kontrollert og hvilke avvik som står åpne.
En kontrollrutine trenger fast tidspunkt, ansvar, dokumentasjon og reaksjon. «Kontrollert» uten grunnlag eller dato gjør det vanskelig å vite om samme feil kan gjenta seg. Ved neste periode prøves den endrede rutinen på en ny post før avviket lukkes.