Månedsavslutning sammen med prosjektleder
Regnskapet viser påløpte kostnader. Prosjektlederen må også forklare hva som er levert og hva det vil koste å bli ferdig.
Oppdatert
Bruk møtet til å oppdage avvik, ikke lese opp tall
En periodisk prosjektgjennomgang er mest nyttig når økonomiansvarlig og prosjektleder ser på samme grunnlag. Den ene kjenner registrerte kostnader og manglende dokumentasjon. Den andre vet hvilket arbeid som faktisk er gjort og hvilke oppgaver som gjenstår.
Avtal fast gjennomgang etter månedsavslutningen, og legg inn ekstra kontroll før større bestillinger eller rapporteringsfrister.
Forbered et lite, avstemt grunnlag
| Økonomi forbereder | Prosjektleder forbereder |
|---|---|
| Kostnader per aktivitet eller arbeidspakke | Status for leveranser og tester |
| Manglende bilag og timer | Forklaring på endret ressursbruk |
| Bestillinger og kjente kommende fakturaer | Arbeid som gjenstår for å bli ferdig |
| Avvik fra gjeldende budsjett | Faglige beslutninger som påvirker neste fase |
Se etter forskjeller mellom registrert kostnad og faktisk framdrift. Lavt forbruk kan bety effektiv gjennomføring, forsinket fakturering eller at arbeidet ikke har startet.
Eksempel: prosjektet ser billig ut fordi fakturaen mangler
Et prosjekt har bokført 300 000 kroner mot et periodebudsjett på 500 000 kroner. Det ser ut som et positivt avvik.
Prosjektlederen vet imidlertid at en ekstern test er gjennomført og at en faktura på 180 000 kroner kommer. Samtidig gjenstår en ny test som ikke var planlagt. Hvis bedriften bare bruker bokført forbruk, undervurderes kostnaden for å komme i mål.
Avklar registrering og periodisering med regnskapsansvarlig. Prosjektprognosen skal vise det kjente behovet, uten at et anslag presenteres som en mottatt faktura.
Koble dokumentasjon og økonomi
Prosjektregnskap i ReAI kan være et utgangspunkt for økonomidelen. Arbeidsflyten må også gi tilgang til de faglige forklaringene og dokumentasjonen som tallene bygger på.
For SkatteFUNN beskriver Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning egne dokumentasjonskrav. Andre ordningers regler må kontrolleres separat.
Avslutt med beslutninger og en oppdatert prognose
Skriv ned hvilke avvik som skal rettes, hvem som gjør det og om endringer må avklares med støttegiver. Oppdater forventet sluttkostnad og betalingsplan, ikke bare kommentarene til siste måned.
Les kostnadsoverskridelse i støtteprosjekt og prosjektkostnader før sluttrapport. En tidlig oppdaget mangel kan håndteres mens personene fortsatt husker arbeidet og beslutningene fortsatt kan endres.