Prosjektkostnader som ikke gir støtte
At en kostnad ikke gir støtte, betyr ikke at den forsvinner fra bedriftens prosjektøkonomi. Begge oversiktene må være riktige.
Oppdatert
To oversikter med forskjellige formål
Ledelsen trenger å vite hva prosjektet faktisk koster. Støttegiver trenger et grunnlag som følger den aktuelle ordningens avgrensninger. Disse oversiktene kan være forskjellige uten at noen av dem er feil.
Problemet oppstår når en intern prosjektkostnad automatisk tas med i en støtterapport, eller når en kostnad fjernes fra økonomistyringen bare fordi den ikke kan finansieres offentlig.
Bruk et synlig skille
| Kostnadstype | Intern prosjektøkonomi | Aktuelt støttegrunnlag |
|---|---|---|
| Dokumentert forsøk innenfor prosjektet | Inngår i faktisk kostnad | Kontroller aktivitet, periode og modell |
| Ordinært salgsarbeid | Kan være nødvendig for kommersialisering | Må vurderes separat mot ordningen |
| Arbeid utenfor godkjent avgrensning | Kan være en reell kostnad | Ikke legg det inn uten avklaring |
| Kostnad som er kreditert | Må oppdateres etter regnskapsføringen | Virkningen må følges opp i rapporteringen |
Eksempel: utvikling og lansering i samme budsjett
En programvarebedrift budsjetterer 800 000 kroner til utvikling og 200 000 kroner til lansering. Ledelsen må fortsatt se hele millionen når den vurderer lønnsomhet og finansiering.
Hvis den aktuelle støtteordningen bare åpner for bestemte utviklingsaktiviteter, er ikke lanseringskostnaden automatisk del av støttegrunnlaget. Å endre etiketten fra «salg» til «utvikling» endrer ikke hva arbeidet faktisk var.
Skillet bør derfor være synlig i prosjektoversikten, med begrunnelse og kilde for vurderingen. Dersom deler er uavklart, bør de merkes som uavklart framfor å gi en falsk presis støttesum.
Bruk systemet til oversikt, og fagkontroll til avgrensning
ReAIs prosjektregnskap er en mulig støtte for den økonomiske oversikten. Bedriften må i tillegg vurdere hvilken del som passer ordningen og hvordan nødvendig dokumentasjon skal følges opp.
Et prosjektfelt eller en rapporteksport er ikke alene en støttefaglig godkjenning. Avklar hvem som kontrollerer aktivitet, periode og kostnadsmodell før grunnlaget sendes videre.
Kilden må være riktig for ordningen
Forskningsrådets prosjektregnskapsveiledning for SkatteFUNN beskriver deres kostnadsgrunnlag. Ikke bruk samme vurdering ukritisk i et annet program eller et annet år.
Les månedlig gjennomgang med prosjektleder og kreditnota etter kostnadsrapport. Et nyttig oppsett gjør at økonomi og prosjektleder kan forklare både total kostnad og det beløpet som faktisk rapporteres.