Fordel fakturaen mellom støtteprosjekter
En fordelingsnøkkel skal forklare faktisk arbeid. Et prosjektnummer på fakturaen avgjør ikke om kostnaden kan inngå i en støtteordning.
Oppdatert
En leverandør har arbeidet med to utviklingsprosjekter og vanlig drift samme måned. Fakturaen sier bare «utvikling etter avtale». Før kostnaden legges i prosjektregnskapet, trenger dere et dokumentert grunnlag for hva som tilhører hver aktivitet.
Fordeling og støtteberettigelse er forskjellige vurderinger. En kostnad kan være riktig bokført på et prosjekt uten å oppfylle vilkårene for en bestemt støtteordning.
Begynn med leveransen, ikke budsjettet som er igjen
Finn avtale, spesifikasjon og relevant arbeidsdokumentasjon. Beskriv hvilke leveranser som knytter seg til prosjekt A, prosjekt B og ordinær drift. Prosjektets gjenstående budsjett er ikke et faglig fordelingsgrunnlag.
Be leverandøren om en spesifikasjon når teksten er for generell. En intern prosentfordeling laget lenge etterpå kan være vanskelig å kontrollere hvis den ikke støttes av faktiske opplysninger. Dokumenter hvem som vurderer grunnlaget og når.
Eksempel: 100 timer fordelt på tre aktiviteter
Anta en illustrativ faktura på 100 000 kroner på det avgiftsgrunnlaget som skal vurderes. Leverandørens kontrollerbare spesifikasjon viser samme timepris og følgende arbeid:
| Aktivitet | Dokumenterte timer | Fordelt kostnad |
|---|---|---|
| Prosjekt A | 50 | 50 000 kr |
| Prosjekt B | 30 | 30 000 kr |
| Ordinær drift | 20 | 20 000 kr |
| Totalt | 100 | 100 000 kr |
Kontroller periode, aktivitet og kostnadstype for de fordelte 80 000 kronene før rapportering. Ved forskjellige timepriser må fordelingen også ta hensyn til pris per leveranse.
Kontroller finansieringen uten å telle kostnaden på nytt
Hvis ett prosjekt har flere offentlige finansieringskilder, må dere vurdere samspillet etter reglene for de aktuelle ordningene. At to rapporter spør etter prosjektkostnader, betyr ikke at dere fritt kan legge samme beløp inn to ganger som selvstendig støttebehov.
Forskningsrådets veiledning om prosjektregnskap i SkatteFUNN og spørsmål om ordningen er relevante når SkatteFUNN faktisk er aktuelt. De skal ikke brukes som universelle vilkår for alle tilskudd.
Følg en korreksjon tilbake til samme fordeling
En senere kreditnota for arbeidet i prosjekt B bør kunne kobles til fakturaen og grunnlaget som opprinnelig ble brukt. Oppdater berørte avstemminger, og vurder om allerede levert rapportering må korrigeres etter ordningens rutine.
Les bilag i prosjektregnskap og avstemming av prosjektregnskap.
Vese kan hjelpe med å fordele og avstemme prosjektkostnadene.