Nærstående transaksjoner
Kjøp fra et nærstående selskap må ha reell leveranse og eget dokumentasjonsgrunnlag. Skill foretak, ansatte, priser og prosjektkostnader.
Felles eier betyr ikke felles prosjektregnskap. Hvert foretak må kunne forklare sin rolle og sine kostnader.
Eksempel på dobbel føring
Selskap A søker støtte og kjøper 100 timer fra selskap B. Hvis de samme personene og timene også ligger i A som egne ansatte, er grunnlaget uklart. Finn riktig arbeidsgiver, avtale og faktisk leveranse før rapportering.
Bevar hva B leverte, hvordan prisen er fastsatt og hvilket underlag ordningen krever. En faktura alene kan være utilstrekkelig. Forskningsrådets SkatteFUNN-veiledning omtaler dokumentasjon av slikt arbeid i den ordningen.
Hold eierskap og finansiering adskilt
Eierinnbetaling, internlån og betaling for en tjeneste er forskjellige transaksjoner. Et holdingselskap som finansierer prosjektet, blir ikke dermed leverandør av utviklingsarbeidet. Avtale-, skatte- og regnskapsvurderinger må ha riktig fagansvar.
Se offentlig støtte i konsern.
Intern avdeling og eget selskap er forskjellige forhold
| Situasjon | Kostnadsgrunnlaget må vise |
|---|---|
| Ansatt i samme juridiske enhet | Arbeid, timer og riktig personalkostnadsmodell |
| Fellesutstyr i samme enhet | Faktisk prosjektbruk, periode og beregning |
| Tjeneste fra et annet selskap | Leverandør, avtale, leveranse, faktura og nærståendevurdering |
Et internt administrasjonspåslag kan være nyttig for intern styring uten å være en ekstra ekstern utgift. Ikke før både internprisen og de samme underliggende lønns- eller utstyrskostnadene i rapporten.
Ved kjøp fra et relatert foretak bør underlaget også vise hvem som kan levere leverandørens grunnlagsdokumentasjon når ordningen krever det. Avklar dette før faktura og årsavslutning. Se SkatteFUNNs leverandørkrav når dette er den aktuelle ordningen.