Slik fører dere prosjektregnskap for tilskudd
Sett opp prosjektkode, timer, bilag og avstemming fra første kostnad. Se et konkret eksempel på fordeling mellom prosjekt og ordinær drift.
Oppdatert
På denne siden
Begynn med kravene til akkurat dette prosjektet
Prosjektregnskap skal gjøre faktiske kostnader gjenfinnbare. Ta utgangspunkt i søknad, godkjent budsjett, tilsagn og eventuelle senere endringer. Noter prosjektperiode, kostnadstyper, rapporteringskrav og hvem som skal kontrollere grunnlaget.
Det finnes ikke én kostnadsmodell som passer alle støtteordninger. SkatteFUNN har egne regler for blant annet personalkostnader og dokumentasjon. Andre ordninger kan bruke andre satser, avgrensninger og rapportskjemaer.
Bruk en struktur som passer regnskapssystemet
Bedriften trenger en entydig måte å skille prosjekt fra drift. Det kan være prosjektnummer, kostnadssted eller en annen gjennomarbeidet dimensjon. Avklar oppsettet med den som fører regnskapet før de første kostnadene registreres.
| Del | Registrer | Kontroller |
|---|---|---|
| Timer | Person, dato, aktivitet og prosjekt | Faktisk arbeid, godkjenning og riktig periode |
| Innkjøp | Leverandør, bilag og hva kjøpet gjelder | Tilknytning til prosjektet og korrekt fordeling |
| Utstyr | Bruk, periode og beregningsgrunnlag | Ordningens regler for kostnadsføring |
| Eksterne tjenester | Avtale, leveranse og faktura | At kostnaden gjelder avtalt prosjektarbeid |
| Endringer | Beslutning, dato og konsekvens | Behov for godkjenning fra støttegiver |
En prosjektkode alene er ikke tilstrekkelig dokumentasjon. Underlaget må forklare hvorfor kostnaden hører til prosjektet.
Eksempel: faktura som gjelder både prosjekt og drift
En leverandør fakturerer 60 000 kroner for to tester i utviklingsprosjektet og en ordinær servicetjeneste. Hvis fakturaen ikke skiller oppgavene, må bedriften innhente et grunnlag for fordelingen.
Anta at dokumentasjonen viser 40 000 kroner til prosjekttestene og 20 000 kroner til drift. Da må registrering og rapportgrunnlag følge dette skillet, med henvisning til underlaget. Eksemplet beskriver en fordeling; om kostnaden kan gi støtte avgjøres av ordningens vilkår.
En tilfeldig prosentfordeling ved rapporteringsfristen er et svakere grunnlag enn en avklaring mens leveransen fortsatt er fersk. Ikke før hele beløpet på prosjekt bare fordi det finnes budsjett igjen.
Timer må beskrive det som faktisk er gjort
Avklar registreringsrutine, frist og kontrollansvar. Timer må kunne knyttes til prosjektaktivitetene. Hvis en ansatt arbeider både med utvikling og kundesupport, må dette skillet vises i registreringen.
En budsjettert innsats er ikke dokumentasjon på faktisk arbeid. Det samme gjelder etterfølgende rekonstruerte timefordelinger. Følg kravene til den aktuelle ordningen og avklar tvil med ansvarlig fagperson.
Avstem før rapporten haster
Ved en periodisk gjennomgang sammenlignes hovedbok, prosjektoversikt, timer og dokumentmappe. Se etter feil periode, manglende bilag, dobbeltføring, feil prosjektkode og kostnader som endret karakter underveis.
Før en avviksliste med beløp, årsak, rettelse og ansvarlig. En lavere kostnad enn budsjett er ikke automatisk en feil. Det må likevel være mulig å forklare hvordan endret ressursbruk påvirker prosjekt og rapportering.
Lag et underlag som andre kan følge
Samle gjeldende budsjett, tilsagn, godkjente endringer, avstemminger og bilagsreferanser. Gi revisor eller annen kontrollør nødvendig tilgang gjennom avtalt kanal. Ikke send komplette personalmapper eller unødvendige kundedata sammen med prosjektregnskapet.
Forskningsrådets veiledning til SkatteFUNN-prosjektregnskap er den relevante kilden for den ordningen. Les også prosjektkostnader før sluttrapport. Vese kan bistå med oppsett og rutiner; bokførings- og revisjonsansvar må være uttrykkelig avklart.
Skal økonomiflyten samles i ett verktøy, kan dere undersøke prosjektregnskap i ReAI. Avklar oppsettet med økonomiansvarlig og kontroller at uttrekk, timer og dokumentasjon dekker det aktuelle prosjektets krav.