Dokumentasjon ved stikkprøve
Svar på en stikkprøve med de konkrete postene og bevisene som er etterspurt. Avstem beløp og versjoner før dere sender et avgrenset dokumentsett.
Be om klar avgrensning hvis forespørselen er uklar. Et ukontrollert uttrekk av hele regnskapet kan gi mer informasjon og persondata enn saken trenger.
Følg den utvalgte posten
Hvis kontrollen gjelder faktura 104 på 60 000 kroner, finn bestilling, leveranse, bilagsføring, prosjektandel og eventuell betaling. Koble den til rapportlinjen og forklar senere korreksjon. Ikke send bare en ny totalsum.
Lag en vedleggsliste med referanse, dokumenttype og hvilket spørsmål dokumentet besvarer. Faglig ansvarlig bekrefter leveransen; økonomiansvarlig avstemmer beløp og periode.
For SkatteFUNN er prosjektregnskapskravene et relevant grunnlag. Riktig myndighet eller kontrollør angir hva den aktuelle kontrollen gjelder.
Lagre hva som ble sendt, til hvem og når. Hvis dokumentasjon mangler, beskriv mangelen ærlig og avklar videre håndtering. Les bilag og kontroll fra virkemiddelaktør.