Les tilsagnsbrevet
Gjør tilsagnsbrevet om til en arbeidsplan med mottaker, aktivitet, finansiering, frister og dokumentasjon før prosjektet bindes.
Et tilsagn kan gjelde et mindre eller annerledes prosjekt enn søknaden. Sammenlign tilbudet med siste søknadsversjon før dere aksepterer eller bestiller videre arbeid.
Les beløp og vilkår sammen
Lag en kravoversikt som kan brukes gjennom hele prosjektet:
| Felt | Hva skal registreres? |
|---|---|
| Mottaker | Organisasjonsnummer og hvem som kan opptre på vegne av foretaket |
| Støttegrunnlag | Ordning, hjemmel, aktivitet og eventuell kostnadsmodell |
| Beløp | Tilbudt støtte, støtteprosent der relevant og egenfinansiering |
| Før aksept | Signeringsfrist og uoppfylte særvilkår |
| Underveis | Endringsprosess, rapporter og dokumentasjonskrav |
| Utbetaling | Frist, delbetalinger og kontrollkrav |
| Etterpå | Bevaring, videre bruk og mulig etterkontroll |
Legg til ansvarlig, dato, dokumentreferanse og status på hver rad. Vilkår som gjelder løpende, skal ha en faktisk rutine fremfor bare en sluttfrist.
Innovasjon Norges veiledning beskriver tilbudsbrevet som bindende når det aksepteres. Bruk dokumentene i deres sak til å finne nøyaktig beløp og forpliktelser.
Eksempel: tre piloter blir to
Søknaden hadde tre pilotsteder. Tilbudet gjelder to og krever at resten av finansieringen er avklart. Prosjekteier må enten planlegge et gjennomførbart topilotprosjekt eller avklare hvordan den tredje piloten skal finansieres og holdes adskilt. Det er ikke tilstrekkelig å bytte støttebeløpet i det gamle budsjettet.
Skill mellom vilkår som må oppfylles før utbetaling, krav til godkjent innhold og plikter som varer etter avslutning. Et godt teknisk resultat kompenserer ikke automatisk for manglende dokumentasjon; en komplett bilagsmappe beviser heller ikke måloppnåelse.
Avklar før beslutningen
Still konkrete spørsmål med henvisning til punkt i brevet: «Omfatter godkjent aktivitet test ved sted B?» gir et bedre avklaringsgrunnlag enn «er prosjektet greit?». Bevar brevet, vedlegg og skriftlige svar i samme sak.
Fortsett med aksept av tilsagn og flytt oppgavene til rapporteringskalenderen.