Oppbevaring av prosjektbilag
Lag en bevaringsplan som skiller regnskapsmateriale, statsstøttegrunnlag, rapporter og testdata. Kontroller frist og gjenfinning før sletting.
Prosjektets sluttdato er ikke slettedatoen for dokumentasjonen. Finn hvilke krav som gjelder hver dokumenttype, og bevar et lesbart spor mellom kostnad, aktivitet, vedtak og rapport.
Bruk en bevaringsmatrise
| Dokumenttype | Hva skal avklares? |
|---|---|
| Bilag og regnskapsgrunnlag | Bokføringsregler, start på frist og eventuelle særkrav |
| Søknad, vedtak og endringer | Behov for å dokumentere støtterettslig grunnlag og vilkår |
| Skattekrav og beregninger | Skatte- og støttekrav til oppbevaring |
| Tester og leveranser | Dokumentasjon av rapporterte aktiviteter og resultater |
| Personopplysninger | Formål, tilgang, nødvendighet og sletting når grunnlaget opphører |
Bokføringsloven § 13 skiller mellom materialtyper og frister. Dette er ikke en generell tillatelse til å slette alle prosjektfiler etter samme antall år.
Støtteprosessloven skiller også mellom støttegiver og mottaker. For offentlig støtte gjennom skatte- og avgiftssystemet har mottakeren en særskilt tiårs oppbevaringsplikt for nødvendige opplysninger. Ikke bruk støttegiverens generelle tiårsregel som eneste forklaring på alle mottakerens plikter. Avtalen og ordningen kan stille egne krav.
Eksempel: systembytte etter prosjektet
Bedriften bytter regnskapssystem og sier opp rådgivertilgangen. Før det gamle systemet stenges, eksporter regnskapsuttrekk, bilag, godkjenninger og nødvendige koblinger til rapportene. Test at en tilfeldig rapportpost fortsatt kan følges til originalbilag og leveranse. En liste med lenker til et avsluttet system er ikke et brukbart arkiv.
Sett ansvar og vurderingsdato
Navngi arkiveier og sted for originaler. Registrer beregnet bevaringsdato, kilde til kravet og hvem som kan godkjenne sletting. Behold innsendte versjoner og korrigeringshistorikk, samtidig som unødvendige kopier og tilganger ryddes.
Les prosjektarkiv og trygg dokumentdeling.