SkatteFUNN-prosjekt fra plan til rapport

På denne siden

Et utviklingsprosjekt skal ikke bare kunne beskrives i søknaden. Teamet må kunne gjennomføre forsøkene, betale arbeidet og senere forklare hva som skjedde. Her følger vi ett konstruert eksempel, fra prosjektidé til avslutning. Beløpene er valgt for å vise styring og finansiering, ikke for å beregne skattefradrag.

1. Finn spørsmålet dere faktisk må undersøke

En bedrift utvikler en måleenhet til et krevende driftsmiljø. Dagens metode gir ustabile resultater ved lave temperaturer. Bedriften kjenner to mulige løsningsprinsipper, men vet ikke hvilket som gir tilstrekkelig presisjon gjennom hele testområdet.

Utviklingsoppgaven er å undersøke årsaken til avvikene, sammenligne metodene og prøve den valgte løsningen i et relevant miljø. Vanlig montering, salg og tilpasning av skjermbildet er andre oppgaver og holdes utenfor denne FoU-planen.

I prosjektintervjuet trenger fagansvarlig å forklare hva som er kjent, hvilke forsøk som allerede er gjort og hva som fortsatt er usikkert. Forskningsrådets søkerkrav er grunnlaget for å vurdere prosjektet.

2. Bygg arbeidspakkene rundt undersøkelsene

Hver pakke får fagansvarlig, planlagte timer og konkrete innkjøp. Før bedriften bestiller siste test, skal resultatene fra sammenligningen være gjennomgått. Hvis ingen av metodene fungerer, må teamet ta stilling til ny metode, mindre omfang eller stopp.

Se arbeidspakker i tilskuddsprosjekt for detaljene i oppsettet.

3. Kontroller kapitalen før bestilling

Bedriften har 350 000 kroner tilgjengelig for prosjektet. For å gjøre betalingsgapet lett å se, antar vi i denne tabellen at ressursbruken også betales i måneden den oppstår. Det legges ikke inn noen støtteutbetaling.

Prosjektet trenger 150 000 mer før siste måned kan betales. Hvis bedriften også skal beholde en buffer på 50 000, er behovet 200 000. Teamet må skaffe finansiering, endre omfang eller flytte arbeid før dette tidspunktet.

SkatteFUNN-fradraget kreves gjennom skattemeldingen og får virkning gjennom skatteoppgjøret. Det skal derfor ikke uten videre legges inn som penger til den neste leverandørfakturaen. Bruk kontantstrøm i støtteprosjekt når faktiske forfall legges inn.

4. Skriv søknaden med samme plan og tall

Søknadsutkastet forklarer utfordringen, undersøkelsene og målet for hver arbeidspakke. Fagansvarlig kontrollerer at testen er realistisk. Økonomiansvarlig kontrollerer at personene og innkjøpene i ressursplanen dekker det beskrevne arbeidet.

Siste gjennomgang bør finne slike uoverensstemmelser: Teksten sier to metoder, mens budsjettet bare har priset én testserie. Kunden skal bidra med et testmiljø, men bidraget er ikke avtalt. Eller en medarbeider er satt opp på flere oppgaver enn kapasiteten tillater.

Bedriften godkjenner opplysningene og sender søknaden. Vese kan hjelpe med SkatteFUNN-utkast og arbeidspakker.

5. Gjør vedtaket om til registrering og oppfølging

Ved godkjenning går teamet gjennom prosjektinnhold og godkjenningsperiode. Prosjektkoden og arbeidspakkene kobles til timeføringen og relevante bilag. Økonomi beholder den interne planen ved siden av beregningen som brukes til skattekravet.

Forskningsrådet beskriver at det er faktiske kostnader med direkte sammenheng til prosjektet som teller, og at timene må dokumenteres. Godkjenningen av prosjektet er ikke en godkjenning av alle budsjetterte kostnadslinjer. Se kravene til prosjektregnskap.

6. Oppdater prognosen når testene endrer seg

Etter måned to viser intern oppfølging 300 000 i kostnader. Summen er lik planen, men første utprøving har avdekket behov for en ekstra test. Gjenstående arbeid anslås nå til 240 000 i stedet for 200 000.

Sluttprognosen blir 300 000 + 240 000 = 540 000 kroner, altså 40 000 over opprinnelig plan. Behovet utover de tilgjengelige 350 000 øker til 190 000, eller 240 000 dersom bufferen på 50 000 skal beholdes.

Prosjektleder behandler endringen innenfor sine fullmakter og tar den videre til økonomiansvarlig eller ledelsen etter bedriftens varslingsgrenser. Endret prosjektinnhold må også vurderes mot godkjenningen. Les kostnadsoverskridelse.

7. Avslutt med dokumenterte resultater og avstemte tall

Testloggen viser hva som ble prøvd og resultatene. Prosjektregnskapet forklarer timer, innkjøp og fordelinger. En kostnad som tilhører ordinær drift, skilles ut selv om prosjektet har plass igjen i budsjettet.

I sluttrapporten beskrives gjennomførte aktiviteter, måloppnåelse og det som eventuelt gjenstår. Rapporten til Forskningsrådet og revisorattestasjonen av grunnlaget for skattekravet er forskjellige leveranser. Rapporteringsveiledningen forklarer denne forskjellen.

Samle levert rapport, kvittering, kostnadsberegninger og dokumentasjon sammen. Da har bedriften både et avsluttet prosjekt og et underlag som kan forklares ved senere spørsmål. Se årsavslutning for prosjektregnskap.