Endring av samarbeidspartner
Avstem utført arbeid, restoppgave og ny parts finansiering. Se et partnerbytte med 20 000 kroner økt kostnad og riktig endringsløp.
På denne siden
Et partnerbytte må følge arbeidet, kostnadene og rettighetene som faktisk flyttes. Avklar først om den nye virksomheten skal være samarbeidspartner med egne oppgaver og kostnader, eller leverandør av en bestilt tjeneste. Rollene har forskjellige avtale- og rapporteringsgrunnlag.
Finn det som kan overtas før ny part bekreftes
En utgående partner har laget testoppsettet, men analysen gjenstår. Den nye parten trenger mer enn filene: riktig testversjon, forståelige data, tilgang til prøver og et avklart grunnlag for å bruke dem.
| Overleveringspunkt | Det som bør kunne bekreftes |
|---|---|
| Utført arbeid | Aktivitet, dato, kostnad og konkret leveranse |
| Restarbeid | Spørsmålet som gjenstår og nødvendig kompetanse |
| Testgrunnlag | Protokoll, utstyrsversjon, prøvereferanser og kvalitetsavvik |
| Data og materiale | Hva som finnes, hvem som disponerer det og hva ny part kan bruke |
| Avtale | Bakgrunnskunnskap, nye resultater, betaling og gjenstående plikter |
| Mottak | Hvem som har prøvd at underlaget kan åpnes og brukes til restoppgaven |
Skill et avtaleutkast fra bekreftede rettigheter. Støttegiverens godkjenning av ny deltaker betyr ikke i seg selv at data, lisenser eller fysisk materiale kan overføres. Hvis nødvendige data ikke kan brukes, må dere prise en ny test eller vurdere en annen plan før byttet besluttes.
Eksempel: 20 000 kroner mer i kostnadsprognosen
Et prosjekt har en intern kostnadsplan på én million kroner: 750 000 hos prosjektansvarlig A og 250 000 hos partner B. B har utført dokumentert arbeid på 90 000. Restarbeidet var dermed beregnet til 160 000. Ny partner C anslår 180 000 for den samme restoppgaven.
| Kostnadsbærer | Opprinnelig plan | Ny prognose |
|---|---|---|
| Prosjektansvarlig A | 750 000 kr | 750 000 kr |
| Partner B | 250 000 kr | 90 000 kr utført |
| Ny partner C | 0 kr | 180 000 kr restarbeid |
| Samlet prosjekt | 1 000 000 kr | 1 020 000 kr |
Økningen er 20 000 kroner: 180 000 minus de opprinnelige 160 000 til restarbeidet. B og C har til sammen en prognose på 270 000, ikke 430 000. Dere skal ikke beholde hele Bs opprinnelige budsjett på 250 000 og legge hele Cs nye arbeid oppå.
Eksemplet forutsetter at Bs 90 000 er avstemt, at As plan står uendret og at det ikke kommer ekstra avslutnings- eller overleveringskostnader. Beløpene er interne prosjektkostnader, ikke vedtatt støttegrunnlag. Partnerne bærer her sine egne kostnader; tabellen er ikke en faktura fra B eller C til A.
Finansieringen må avklares hos riktig part
De 160 000 i gammel restplan er ikke bevis på ledige kontanter eller støtte som fritt kan flyttes til C. Avklar hvilke egne midler, støttevilkår og betalingstidspunkter som gjelder hver deltaker. Hvem finansierer Cs arbeid, og hvem dekker økningen på 20 000?
Hvis C i stedet skal være underleverandør som fakturerer A, må både oppgave, kostnadsbærer og avtale beskrive den løsningen. Et annet organisasjonsnummer i en tabell gjør ikke et leverandørkjøp til samarbeid. Bruk partnerrollen i søknaden før budsjettet oppdateres.
Dersom metoden må endres eller deler av Bs arbeid må gjentas, er ikke restoppgaven lenger den samme som i regneeksemplet. Oppdater faglig plan og økonomi sammen. Et dyrere bytte gir ikke automatisk mer tilskudd.
Forskningsrådets nye system har et eget endringsløp
Forskningsrådets veiledning om prosjektendringer, kontrollert 15. november 2026, krever søknad og godkjenning før en endring i deltakende organisasjoner gjennomføres. Ny partners representant må bekrefte deltakelse og foretaksopplysninger før saken behandles. Etter godkjenning må ny partner og prosjektansvarlig bekrefte den oppdaterte samarbeidsavtalen.
I denne løsningen kan kostnader og støtte i budsjettet nå endres i forbindelse med endringer i deltakende organisasjoner. Oppdater kostnadsbærer og eventuell FoU-leverandør i berørte arbeidspakker, og kontroller den omberegnede støtten. Denne budsjettflyten gir ikke adgang til å endre aktivitetene og milepælene i arbeidspakkene.
Beskriv derfor endret metode eller leveranse som et eget spørsmål etter prosjektets vilkår, fremfor å skjule det som omfordeling av penger. For SkatteFUNN og andre systemer brukes deres endringsregler; en ny underleverandør er heller ikke det samme som å overføre søkerforetaket til et nytt organisasjonsnummer.
Lukk byttet med en prøvd overlevering
Be den nye parten finne én test, forklare hva den viser og vise at nødvendig underlag kan brukes videre. Registrer åpne mangler med ansvarlig og dato. Bevar godkjent endring, oppdaterte avtaler og siste planversjon sammen med kostnadsoversikten.
Den første statusrapporten etter byttet bør vise hva B faktisk gjorde, hva C overtok og hvilke konsekvenser byttet fikk. Historikken skal fortsatt være forståelig. Vese kan samle dette i et rapport- og endringsgrunnlag, mens partene bekrefter sine oppgaver og avtaler.