Svar på oppfølgingsspørsmål til søknaden
Svar presist på det støttegiver spør om, og vis hva svaret endrer i prosjektgrunnlaget.
På denne siden
Et spørsmål fra støttegiver kan kreve et kort faktasvar, ny dokumentasjon eller en beslutning om prosjektet. Begynn med å skille disse oppgavene. Da slipper dere å skrive om hele søknaden når det som mangler er en bekreftet dato, og dere oppdager når en tilsynelatende liten rettelse påvirker budsjettet.
Samle bestillingen før teamet begynner å svare
Ta vare på meldingen med spørsmålene, oppgitt svarfrist og hvor svaret skal leveres. Bruk den innsendte søknaden som utgangspunkt. Et nyere internt utkast kan inneholde endringer støttegiver aldri har sett.
Lag en svarliste med ett punkt per spørsmål. Noter hva det spørres om, hvem som kan bekrefte opplysningen og hvilket dokument som støtter svaret. Hvis spørsmålet er uklart, be om presisering gjennom kontaktkanalen som er oppgitt i saken. Trenger dere mer tid, be om det før fristen og få bekreftet hvilken frist som gjelder.
| Spørsmålet gjelder | Finn fram | Hva svaret må vise |
|---|---|---|
| Kunde eller pilot | Avtale, korrespondanse og planlagt deltakelse | Hva kunden faktisk har bekreftet, og hva som gjenstår |
| Timer og kapasitet | Arbeidsplan og bemanning | Hvem som utfører arbeidet og når kapasiteten finnes |
| Leverandørkostnad | Tilbud og beskrivelse av leveransen | Hva beløpet dekker og hvilken aktivitet det tilhører |
| Finansiering | Kapitalstatus og betalingsplan | Hva som er bekreftet, og hvilke beslutninger som mangler |
| Metode eller test | Faglig beskrivelse og tidligere forsøk | Hva dere skal undersøke og hvordan resultatet vurderes |
Svar først, forklar deretter
Bruk samme nummerering som i henvendelsen. Start hvert svar med selve opplysningen. Følg opp med en kort forklaring og henvisning til dokument, side eller kostnadslinje. Dette gjør det lettere å lese svaret uten å lete gjennom alle vedleggene.
Unngå å svare på en manglende bekreftelse med mer generell salgstekst. Hvis kunden bare har uttrykt interesse, skriv det. Beskriv hva som gjenstår før deltakelsen er avtalt, og hvilken betydning det har for gjennomføringen.
Når ett svar endrer flere dokumenter
Tenk dere at søknaden beskriver tre pilotsteder. Ett har bekreftet deltakelse, mens de to andre fremdeles diskuterer om de har kapasitet. Støttegiver ber om dokumentasjon for alle tre.
Prosjektleder må da velge om prosjektet fortsatt skal planlegges med tre steder, med tydelig status og avhengigheter, eller om planen skal endres. Et prosjekt med ett pilotsted kan gi et annet datagrunnlag og kreve færre reiser. Det kan også trenge en annen testplan. Oppdater derfor aktivitet, ressursbruk og resultater samlet hvis dere foreslår en endring.
Skriv kort hva som er endret fra innsendt versjon og hvorfor. Skill mellom en retting av en feil, en ny opplysning og et forslag til endret prosjekt. Støttegiver trenger å se hva dere ber om å få vurdert. Les pilotkundens bidrag og arbeidspakker når svaret påvirker gjennomføringen.
Kontroller svarpakken samlet
La én person samle siste versjon. Fagansvarlig bekrefter metode og testforutsetninger, økonomiansvarlig kontrollerer tallene, og prosjektleder godkjenner helheten.
- Har hvert spørsmål fått et svar eller en tydelig status for det som mangler?
- Stemmer beløp, datoer og navn mellom svartekst og vedlegg?
- Er endringer fra innsendt søknad forklart?
- Viser dokumenthenvisningene til filene som faktisk følger svaret?
- Er det klart hvem som sender, og hvilken frist teamet bruker?
Bruk kontrollen før innsending også ved ettersending. Lagre sendt svar, vedlegg og kvittering sammen med den opprinnelige søknaden. Et eventuelt senere spørsmål kan da knyttes til riktig versjon.
Få hjelp til å samle svaret
Vese kan strukturere spørsmålene, bearbeide teksten og følge endringene gjennom arbeidsplan og budsjett. Dere bidrar med faglige svar og bekrefter opplysningene. Se søknadsgjennomgang eller arbeidsmåten vår. Har prosjektet allerede fått tilsagn, bruk i stedet guidene om prosjektendringer.