Vi gjør faglige notater og samtaler om til en prosjektbeskrivelse som viser hva dere skal løse, hvordan dere vil arbeide og hvilke resultater dere trenger. Prosjektleder får et utkast å gjennomgå, framfor å starte med blanke sider.
Vi intervjuer dem som kjenner prosjektet
Dere forklarer dagens problem, hva som allerede er prøvd og hva dere vil oppnå. Vi stiller spørsmål om det som er uklart og bygger teksten rundt opplysninger fra fagpersoner, kundeansvarlig og økonomi.
Resultatet samler mål, aktiviteter, metode, ansvar og milepæler. Åpne spørsmål får en egen liste, slik at teamet vet hva som må besluttes før siste versjon.
Gjør målet mulig å vurdere
«Bli mer digital» gir liten hjelp til å planlegge arbeidet. En beskrivelse av hvilken arbeidsflyt dere skal endre, hvordan den skal testes og hvilke resultater som skal måles, gir et bedre grunnlag.
Vi skiller mellom ønsket forretningsgevinst og det prosjektet skal levere. Økt salg kan være en ambisjon, mens prosjektets oppgave er å utvikle og prøve en metode. Søknaden må forklare sammenhengen uten å fremstille framtidig salg som et resultat dere allerede har.
| Del av teksten | Hva dere får fram |
|---|---|
| Utgangspunkt | Problemet, eksisterende løsninger og tidligere forsøk |
| Mål | Hva prosjektet skal oppnå og hvordan det vurderes |
| Arbeidsplan | Aktiviteter, metode, ressurser og ansvar |
| Avgrensning | Arbeid som inngår og oppgaver som ligger i ordinær drift |
| Resultater | Leveranser, målinger og hva dere skal bruke dem til |
Tekst og tall skal beskrive samme arbeid
Vi leser utkastet sammen med arbeidspakker, budsjett og vedlegg. Hvis teksten lover tre tester og budsjettet bare dekker én, får dere et konkret valg å ta før søknaden ferdigstilles. Ved behov utarbeider vi også arbeidspakkene og kontrollerer budsjettet.
Bruk materialet videre
Dere får teksten og oversikten over åpne spørsmål. Fagpersonene bekrefter opplysningene, og prosjektleder samler beslutningene. Beskrivelsen kan da brukes videre i søknaden og som felles utgangspunkt for gjennomføring.
Vil dere forberede dere selv, bruk strukturen for prosjektbeskrivelse. Har dere allerede et ferdig utkast, kan søknadsgjennomgang være et mindre oppdrag.