Prosjektregnskap før revisjon
Et prosjektregnskap viser kostnadene til ett prosjekt, skilt fra resten av driften. Når ordningen krever ekstern kontroll, må kontrolløren få et avstemt grunnlag med spor til bilag, timer og regnskap.
Oppdatert
På denne siden
Kravene under er hentet fra støttegivernes egne sider og kontrollert 13. november 2026. Tilsagnsbrevet eller kontrakten for deres prosjekt går alltid foran.
Hva et prosjektregnskap skal vise
Prosjektregnskapet er ikke et eget regnskap ved siden av bedriftens. Det er et utdrag av det ordinære regnskapet, der kostnadene er merket med prosjekt og satt opp i de samme kostnadstypene som i søknaden. Tre ting må kunne leses ut av det:
- Hva som er brukt, fordelt på personalkostnader, innkjøpte tjenester, utstyr og andre kostnader.
- Når det er brukt, slik at alt ligger innenfor den godkjente prosjektperioden.
- Hvor tallet kommer fra, altså hvilken timeliste eller faktura som ligger bak hver linje.
Egne timer er som regel den største posten, og den regnes sjelden av faktisk lønnskostnad. Ordningene bruker en timesats som også skal dekke indirekte kostnader. Er du ny til begrepet, forklarer ReAI grunnprinsippene i guiden hva er prosjektregnskap.
Hvem kontrollerer, og når?
| Ordning | Hvem kontrollerer | Når | Timesats og timer for egne ansatte |
|---|---|---|---|
| Innovasjon Norge | Bedriftens revisor. Er bedriften ikke revisjonspliktig, kan en ekstern statsautorisert regnskapsfører gjøre det | Kontrollert prosjektregnskap skal foreligge ved prosjektslutt | Inntil 1,2 promille av årslønn, høyst 700 kr per time og 1 850 timer per år |
| SkatteFUNN | Revisor, også når bedriften ikke har revisjonsplikt | Før skattemeldingen leveres. Revisor signerer i Altinn | Inntil 1,2 promille av årslønn, høyst 700 kr per time og 1 850 timer per år |
| Forskningsrådet, for eksempel IPN | Forskningsrådet kontrollerer prosjektregnskapsrapporten. Kontrakten avgjør kravene | Når kontrakten sier det | Høyst 1 100 kr per time og 1 850 timer per år |
| Enova | Ekstern revisor når tilskuddet er over 1 million kroner | Ved sluttrapport | Følger tilsagnet og Enovas kontrollhandlinger for prosjekttypen |
Satsene gjelder for 2026 og fastsettes av støttegiverne. Kildene er Innovasjon Norges kontrollhandlinger, Forskningsrådets krav til SkatteFUNN-prosjektregnskap, Forskningsrådets veiledning om prosjektregnskapsrapport og Enovas avtalte kontrollhandlinger.
Innovasjon Norge: slik blir prosjektregnskapet godkjent
Innovasjon Norge godkjenner ikke regnskapet i en egen behandling. Prosjektregnskapet sendes sammen med sluttrapporten og utbetalingsanmodningen, og det må være kontrollert etter Innovasjon Norges kontrollhandlinger. Det som ikke kan dokumenteres, blir ikke utbetalt, og tilskudd som alt er utbetalt, kan kreves tilbake.
Kontrolløren skal blant annet:
- sammenholde regnskapet med søknaden, tilbudsbrevet, organisasjonsnummeret og prosjektperioden
- kontrollere bilag som dekker minst 50 prosent av de eksterne prosjektkostnadene, minimum fem bilag: riktig mottaker, bokføring og periode, betaling eller åpen post i leverandørspesifikasjonen, og eventuelle kreditnotaer
- kontrollere at det ikke er belastet overhead i tillegg til timesatsen
- kontrollere timelister, signaturer, a-melding, ferie og sykefravær for dem som har ført timer, og at ingen har mer enn 1 850 timer
Regnskapet settes opp med samme kostnadsfordeling som i søknaden. Avvik av betydning forklares i sluttrapporten og må godkjennes av Innovasjon Norge. For tilbud som er gitt etter 7. april 2026, kan delutbetalinger skje på prosjektregnskap som ennå ikke er kontrollert, men bedriften forplikter seg til kontroll senere. Selve innsendingen skjer i Nettbank, se Innovasjon Norges Min side.
SkatteFUNN: revisor attesterer grunnlaget for fradraget
Forskningsrådet godkjenner prosjektet, ikke kostnadene. Revisor attesterer prosjektregnskapet som skattemeldingen bygger på, og bekrefter opplysningene om annen offentlig støtte. Timelistene må være ført daglig og signert minst hvert kvartal. Detaljene står i prosjektregnskap for SkatteFUNN.
Enova: revisorrapport over 1 million kroner
Er tilskuddet over 1 million kroner, skal sluttrapporten ha en rapport om avtalte kontrollhandlinger signert av ekstern revisor, etter standarden ISRS 4400. For tilskudd til og med 1 million kroner kan dere i stedet levere en kostnadsoppstilling med kopi av alle fakturaer og timeregistrering som viser hvem som gjorde hva, når og til hvilken timesats. Enova har egne kontrollhandlinger for utredningsprosjekter, investeringsprosjekter og FoU-prosjekter. Kostnaden til revisor kan ikke føres i prosjektregnskapet. Se også Enovas revisorkrav.
Kontrollsporet revisor følger
Revisor tar et beløp i rapporten og følger det bakover. Hvert ledd må holde:
| Fra | Til | Det revisor ser etter |
|---|---|---|
| Rapportert beløp | Prosjektregnskapet | Summen stemmer, og kostnadstypen er den samme som i tilsagnet |
| Prosjektregnskapet | Hovedboken | Kostnaden er bokført i bedriftens regnskap, på prosjektet og i riktig periode |
| Hovedboken | Bilaget | Fakturaen er stilet til bedriften og gjelder det prosjektet skal levere |
| Bilaget | Bank eller leverandørspesifikasjon | Betaling eller åpen post kan følges, og kreditnotaer er kontrollert etter ordningens krav |
| Timekostnaden | Timelisten | Timene er ført løpende, signert og fordelt på aktivitet |
| Timelisten | Lønn og a-melding | Personen er ansatt, og timesatsen er regnet av riktig årslønn |
Et brudd i kontrollsporet må undersøkes. Innhent ekte underlag, dokumenter rettelser og avklar uavklarte poster etter ordningens krav. En manglende kobling er ikke i seg selv en ferdig beslutning om kostnadens behandling.
Slik gjør dere prosjektregnskapet klart
- Les tilsagnet på nytt. Noter prosjektperiode, godkjente kostnadstyper, timesats og hvilken kontroll som kreves.
- Ta ut prosjektregnskapet fra regnskapssystemet for hele perioden, og sett det opp i tilsagnets kostnadstyper.
- Avstem mot hovedboken. Forklar hver forskjell skriftlig. Fremgangsmåten står i avstemming av prosjektregnskap.
- Gå gjennom timelistene. Mangler signaturer, datoer eller aktivitet? Rett det som kan rettes med ekte underlag, og ta ut resten. Se timelister i prosjekt.
- Kontroller timesatsen per person mot lønnsgrunnlaget, og tell timene per år.
- Sjekk bilagene for de største eksterne kostnadene: riktig mottaker, faktisk leveranseperiode, betalingsstatus etter ordningens krav og en forklaring der bare en andel gjelder prosjektet. Se bilag i prosjektregnskap.
- Fjern det som ikke hører hjemme: merverdiavgift som er fradragsført, overhead oppå timesatsen, kostnader utenfor perioden og kostnader andre har dekket.
- Skriv en avviksforklaring mot budsjettet før revisor spør.
- Samle alt i én mappe og gi revisor tilgang i god tid. Aiak har en sjekkliste for å klargjøre regnskapet for revisor som passer også her.
Eksempel: fra hovedbok til godkjent grunnlag
Et selskap har et Innovasjon Norge-prosjekt der hovedboken viser 1 240 000 kroner på prosjektkoden.
| Post | Beløp |
|---|---|
| Ført på prosjektet i hovedboken | 1 240 000 kr |
| Arbeid utført utenfor godkjent prosjektperiode | −45 000 kr |
| Husleie fordelt på prosjektet, som allerede ligger i timesatsen | −60 000 kr |
| 80 timer uten signert timeliste, à 600 kr | −48 000 kr |
| Foreløpig grunnlag etter disse avgrensningene | 1 087 000 kr |
Forklar de 153 000 kronene med postreferanser og faktisk arbeidsperiode. Kontroller deretter de resterende 1 087 000 mot prosjektets aktiviteter, kostnadsmodell og dokumentasjonskrav.
Vanlige funn
- timelister fylt ut i ettertid, eller uten signatur fra prosjektleder
- timer for eiere eller andre som ikke får lønn
- timesats regnet av bonus og overtid i stedet for avtalt årslønn
- fakturaer stilet til et annet selskap i konsernet
- kostnader før prosjektstart eller etter prosjektslutt
- samme kostnad rapportert til to støttegivere
- kjøp fra nærstående uten dokumentasjon av leverandørens faktiske kostnad
Trenger dere hjelp til å rydde prosjektregnskapet før kontrollen, beskriver vi arbeidet under oppsett av prosjektregnskap. Første samtale er gratis, og dere trenger ikke sende bilag eller lønnsopplysninger for å starte.